Ventajas de tener la custodia de la documentación en un archivo profesional

Ventajas de tener la custodia de la documentación en un archivo profesional

Seguramente alguna vez escuchaste que la información es poder. Y es esta una de las razones principales por la cual la custodia de la documentación en un archivo profesional ha tomado tanto auge.

Ya sea de tipo profesional o personal, mantener la información a la mano se ha vuelto una prioridad, sobre todo si pensamos en la de tipo fiscal, contable o de valor personal. La accesibilidad a nuestra información se ha convertido en una necesidad de primer nivel.

Anteriormente, solíamos archivar nuestra documentación en alguna zona de nuestra casa o empresa, acumulando papeles conforme pasaba el tiempo. Luego, al momento de requerirlos, perdíamos mucho tiempo recordando dónde los habíamos guardado.

Una vez encontrados, con gran pesar descubríamos que nuestros documentos ya eran ilegibles porque la tinta se había borrado o el papel se había deteriorado. Y entonces no teníamos forma de recuperar nuestra información.

Luego comenzó la era tecnológica y empezamos a resguardar nuestra información en archivos digitales, pero entonces nos enfrentamos a otras situaciones tales como hackers, virus informáticos y mal funcionamiento de máquinas. Parece que las problemáticas tuvieron su propia evolución.

 

Asegurando la permanencia de tu documentación

 

Asegurando la permanencia de tu documentación

Seguramente te estarás preguntando, ¿qué beneficios obtengo al contratar un resguardo documental en un archivo especializado? Te presentamos las ventajas de contar con uno.

  • No se deterioran los materiales o la información: ya sea que decidas almacenar tus datos en un medio físico o virtual, las empresas especializadas cuentan con los medios para asegurar que tendrás tu información siempre legible y en perfecto estado de conservación. Aún a pesar del tiempo e incluso hasta de algún evento no controlado como un incendio.
  • Control y organización documental: encontrar tu información será mucho más sencillo ya que se estará perfectamente indexada y en orden cronológico, dándote la flexibilidad de poder atender cualquier situación que requiera de esta información en tiempo y forma sin perder tiempo buscando. ¿Recuerdas dónde está tu información crediticia de hace 8 años?
  • Seguridad: tu información privada y de valor se encontrará perfectamente segura. Podrás olvidarte de guardarla bajo llave o en la caja fuerte, o estar sufriendo por sistemas de seguridad online. Estas empresas aseguran que tanto tu información virtual como física estará siempre bajo resguardo del acceso de terceras personas.

 

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  • Productividad laboral: en las empresas no se tendrá que destinar personal para archivar la información. Los trabajadores contarán con más tiempo para otras tareas. ¿Has pensado en optimizar tus procesos? ¡Ahora es posible gracias a la conservación de la información en un archivo profesional!
  • Ahorro en costos: aunque no lo creas, liberar espacio físico puede ahorrarle mucho dinero a tu empresa. De igual forma, si optas por la versión virtual, la disminución de consumo de papel e insumos de impresión pueden generar impactos muy interesantes con respecto a tus costos.
  • Apoyo ecológico: la evolución natural nos está llevando a tener una vida sin papeles. Al resguardar nuestra información de forma virtual estamos ayudando al planeta tierra. ¿Eres socialmente responsable? Esta, sin duda, es tu mejor opción.
  • Información al momento: ¿habías imaginado tener tu información al momento y con solo un clic? Pues ahora es posible. Ya no tendrás que pasar horas buscando tu información. Al tenerla toda en formato virtual podrás acceder a ella inmediatamente. ¿Escuchaste alguna vez que el tiempo es oro?

Como podemos ver, utilizar una empresa de control y custodia de archivo es sin duda la opción que debemos tomar. Estas organizaciones se encargan de digitalizar, indexar, controlar y archivar toda la información que requieras y, además, se encargan también del resguardo seguro y efectivo de la misma.

Controlar la información nunca había sido tan fácil.

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