Existen diversos instrumentos archivísticos que facilitan el control de la producción documental, categorizando, ubicando y delimitando la administración de los diferentes tipos de archivos. Algunos de esos instrumentos son el sistema y el programa de gestión documental, los cuales delimitan los deberes y las ventajas de la gestión documental.
La gestión documental es la unión de diferentes procesos en pro de la administración eficaz y eficiente de los documentos y de la información generada y recibida por una empresa, brindando beneficios de control, ahorro y categorización óptima, garantizando la transparencia de los deberes ejecutados.
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Esos diferentes procesos se reúnen en el uso de administradores de archivo, softwares de gestión, normas, leyes y decretos de administración documental y el uso de sistemas y programas, de los cuales te hablaremos a continuación:
¿Qué es un sistema de gestión documental?
El Sistema de Gestión Documental es la manera en la que una organización o empresa administra el flujo de documentos en papel, electrónico e imágenes, permitiendo la recuperación de la información contenida en ellos. Gracias a su planteamiento y uso, se determina el tiempo que deben conservarse los documentos, depurando así, aquellos que ya perdieron su vigencia. Lo anterior permite determinar los usos y prioridades de la información, estableciendo tiempos de gestión que llevan a la conservación de aquellos documentos que son vitales para la entidad.
¿Cuáles son las ventajas de tener un sistema de gestión documental?
Digitalización de documentos: las empresas tienden a crear y a acumular gran cantidad de información física, pero gracias a un sistema de gestión documental, se puede categorizar con el fin de determinar que archivos físicos pueden ingresar a una plataforma electrónica con el fin de ahorrar espacio.
- Localización central: el flujo de información que se maneja en una empresa puede ser bastante amplio, por lo que en ocasiones se pueden presentar la desestructuración parcial o total de la documentación, por lo que el sistema de gestión ayuda a establecer los parámetros de almacenamiento y de organización, estableciendo puntos de ubicación central, ya sea física como electrónica por medio de matrices de administración.
- Flujo de trabajo: con la automatización y la ejecución de organización de los archivos y de los documentos, esto permite ahorrar tiempo en las tareas de clasificación y búsqueda de la información, optimizando la fase productiva de la empresa de manera paulatina y considerable.
- Seguridad: el centro de los sistemas de gestión documental es la protección de la información, ya sea por su acceso, como por el impacto que puede generarle el paso del tiempo. Por lo que todo el trabajo relacionado, el sistema brinda la certeza de protección de la información, con el fin de evitar problemas documentales.
Ahora, qué es un Programa de Gestión Documental
Un Programa de Gestión Documental es un instrumento que establece las estrategias que permiten a corto mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de los procesos de Gestión Documental a nivel de programas específicos. Dicho instrumento sintetiza todos los parámetros a seguir en el proceso de gestión documental, con el fin de facilitar el manejo de la información en pro del avance y la automatización de tareas.
Permite:
- Reducir el volumen de los documentos innecesarios.
- Administrar la información para agregar valor al proceso de gestión.
- Apoyar los procesos de transparencia, eficacia y eficiencia de la empresa.
- Brindar lineamientos para la gestión documental.
- Propiciar el uso de las TIC.
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En conclusión, el sistema de gestión optimiza y automatiza la gestión documental, en cambio el programa de gestión establece las estrategias a seguir para el manejo estructural de la información. Si deseas conocer más de los programas en nuestro artículo La importancia de los programas de gestión, podrás profundizar este tema.
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