La gestión documental es un proceso administrativo esencial para administrar y controlar toda la información que se produce en las entidades y organizaciones; entre sus procedimientos se encuentra la digitalización, esta actividad mejora las condiciones de accesibilidad y seguridad de los archivos empresariales.
Pasos para la digitalización de los documentos que se producen en las empresas.
Como toda actividad empresarial, la digitalizacion de archivos se implementa mediante las siguientes fases o etapas:
- Selección de las unidades documentales o expedientes: En este paso del proceso de digitalización, se identifica toda la información tendiente a digitalizar, conforme a la valoración documental realizada. Es importante tener en cuenta qué documentación es vital para la empresa.
- Organización documental: En esta fase, los documentos seleccionados, pasan a los procedimientos de clasificación, ordenamiento y descripción. En la clasificación, se integran todos los archivos que pertenecen a un solo asunto o serie documental. En el ordenamiento, lo que se pretende es que los documentos digitalizados estén ubicados conforme a la secuencia cronológica del trámite que los produjo. Finalmente,, en la descripción, se lleva el registro, la identificación, el rotulado y codificación de la información que se va a digitalizar.
- Escaneo de los documentos: Después de organizar la información, se procede a su escaneo, realizando la conversión de un soporte físico a un formato digital.
- Revisión y almacenamiento de los archivos digitalizados: Revisar y verificar la calidad de las imágenes digitalizadas, su legibilidad, orden, integridad de los archivos digitalizados. Luego se procede al almacenamiento de los documentos digitalizados en el medio tecnológico que tenga la empresa disponible para tal fin.
Documentos en formato físico que se pueden pasar a medios digitales.
La realidad es que todos los documentos empresariales en formato físico (papel) se pueden digitalizar, vamos a conocer algunos documentos vitales para todas las organizaciones; los cuales son prioridad en muchas instituciones por sus valores administrativos, históricos, fiscales, culturales y científicos.
- Actas de fundación o de comité directivo: estos documentos son muy valiosos para la empresa como evidencia y memoria de su historia y actividades administrativas más importantes, deben ser conservados totalmente, por lo que es muy eficiente su digitalización.
- Documentos de presupuesto y de tesorería: son vitales porque reflejan todos los movimientos financieros y económicos de las empresas.
- Documentos jurídicos: estos son esenciales porque son el soporte de todas las actividades legales de las organizaciones, muchos de ellos deben conservarse totalmente, la digitalización es un procedimiento vital para su consulta y accesibilidad.
- Historias, proyectos, contratos: esta información se convierte en la memoria empresarial, es por eso que muchas de estas unidades documentales deber ser digitalizadas y conservadas totalmente.
Beneficios que traen para las empresas los documentos digitales.
Son múltiples los beneficios que trae consigo el procedimiento de digitalización de archivos, veamos algunos de ellos:
- Reducción de costos administrativos, técnicos y operativos.
- Reducción de costos en la adquisición y producción de papel.
- Impacto medioambiental muy positivo y eficiente.
- Disminución del tiempo en el desarrollo de todas las actividades empresariales.
- Realización de actividades de forma más rápida, segura y eficaz.
- Mejora positivamente la comunicación e interacción en el equipo de trabajo.
- Da garantía en el manejo y control.
- Aumenta las condiciones de seguridad y fiabilidad.
- Permite una interacción más idónea y confiable con los clientes de la empresa.
- Establece parámetros que permiten la seguridad y doble soporte de los archivos.
- Evita la pérdida o alteración de la información que se encuentra en soporte físico.
La digitalización es un proceso moderno para todas las empresas, el cual se ajusta a las necesidades y requerimientos de la población en general, su aplicación es de vital importancia para cualquier entidad que quiera mejorar su gestión administrativa e interacción con los clientes.