Los instrumentos archivísticos se caracterizan por facilitar, fortalecer y mejorar los procesos y estrategias relacionadas al deber de la gestión de información. Uno de los más importantes, son las Tablas de Valoración Documental. ¿Qué son y cuál es su importancia para la empresa? Te lo contaremos a continuación, toma nota.
La gestión documental, como ya hemos mencionado en post anteriores, permite ejecutar procesos enfocados en la revisión, categorización, administración, almacenamiento y recuperación de la información sin importar el formato en el que haya sido producida. Sus técnicas y estrategias, ayudan a llevar a cabo la optimización de los procedimientos empresariales. Sin embargo, la gestión por sí sola no podría acaparar tanto como quisiera, por lo que el uso de instrumentos archivísticos se vuelve imprescindible para la consecución de metas y para la automatización de las diversas actividades que se ejecutan en el interior de la empresa.
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Antes de empezar, ¿qué es un instrumento archivístico?
Un instrumento archivístico es toda herramientas que complementa la ejecución de actividades propias de la gestión documental, es decir, depende y a la vez contribuye en la clasificación, ordenamiento y verificación de la información producida en las divisiones y áreas de la empresa. A grandes rasgos, cada instrumento ayuda a tener una visión más amplia y detallada de todos los documentos, con el fin de establecer prioridades y soluciones archivísticas en pro de la eficacia y la eficiencia de los procesos propios de la gestión.
El uso de instrumentos archivísticos se traduce en mayor control de los documentos recibidos y producidos, su destino, clasificación y disposición final.
Dentro de los instrumentos más conocidos y más útiles están las Tablas de Valoración Documental o TVD, las cuales, por medio de una evaluación, revisión y seguimiento detallado de los documentos, establece tiempos centrales de registro. Esto permite dentro del trabajo de gestión documental, reducir y racionalizar el almacenamiento.
Dentro de las definiciones establecidas por el Archivo General de la Nación, podemos establecer que las TVD son un listado por series, en las que se enmarcan las tipologías documentales, estableciendo tiempos de permanencia dentro de los archivos. Lo anterior, por medio de la especificación de las prioridades e importancia de la información para el funcionamiento normalizado de la empresa.
El funcionamiento de las Tablas de Valoración Documental depende de los valores que poseen los documentos, es decir, su nivel de contribución a las diferentes divisiones y áreas de la empresa, en relación a su relevancia:
- Jurídica.
- Legal.
- Financiera.
- Histórica.
- Informativa.
- Fiscal.
¿Qué importancia tienen las Tablas de Valoración Documental en los procesos de la empresa?
El proceso de valoración documental es uno de los análisis más detallados y fundamentados que se le puede realizar a la información, ya que, por medio de ésta, se identifican de manera objetiva las prioridades documentales, a partir de lo revisado en el archivo central e histórico. Por ello su incidencia se delimita en:
- Planificar el adecuado tratamiento de la documentación que, según las Tablas de Retención Documental, se encuentran en la segunda y tercera fase.
- Identificar y establecer los tiempos de depuración de los documentos.
- Guiar los procesos de administración y de archivo de la información, que permitan una transferencia eficiente de la misma.
- Garantizar la correcta categorización documental y el adecuado y seguro acceso a ella.
- Racionalizar de manera responsable los recursos y espacios de almacenamiento.
- Organizar los fondos acumulados.
- Disminuir considerablemente el volumen documental.
- Identificar el valor histórico de la documentación.
- Reglamentar el tiempo de los ciclos de vida y de retención que se han de aplicar.
De este modo, las Tablas de Valoración Documental ayudan a definir los tiempos de permanencia de cada documento, teniendo como base la importancia administrativa de cada uno para la empresa. Por lo anterior, este instrumento archivístico se posiciona como uno de los cimientos del correcto ejercicio de gestión documental, todo por medio de una revisión objetiva y organizada.
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Por ello, si deseas mayor información de este tipo de herramientas y la manera en la que puedes aplicarla en tu empresa, no dudes en contactaros.
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