UNO DE LOS PUNTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE IMPLEMENTAR UN SERVICIO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, ES LA REVISIÓN DE LAS NORMAS. ¿CUÁLES SON? Y ¿DE QUÉ MANERA FUNCIONAN? PRESTA ATENCIÓN, PORQUE ESO ES LO QUE EXAMINAREMOS A CONTINUACIÓN.
La gestión documental es un conjunto de procesos que se enfocan en la eficiencia del manejo de archivos, por medio de la aplicación de un sistema de estrategias. Pero todo esto es posible, solo si se siguen las normas y leyes establecidas a nivel nacional.
La empresa no solo debe prestar atención a los decretos nacionales, sino que también a las leyes formuladas y a la normatividad propuesta por el Archivo General de la Nación. Entidad que establece los puntos específicos a tener en cuenta para el correcto manejo y administración de la documentación electrónica y física.
Por lo tanto, el proceso de gestión de archivos exige atención y cuidado. Recuerde que lo que está administrando son datos, información relevante para la empresa, en la que no solo los trabajadores están involucrados, sino que también están los clientes y proveedores. Información personal, datos básicos que deben ser manejados con precaución y siguiendo todos los parámetros establecidos por las entidades, para evitar problemas futuros.
Dentro de la normatividad vigente en el proceso de gestión documental, están:
I. Constitución Política de Colombia.
- Artículo 15: (…). En la recolección, tratamiento y circulación de datos respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
- Artículo 71: La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura (…).
- Artículo 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
II. Leyes
- Ley 23 de 1982. Por la cual se dictan normas en materia de ética. Artículos N°33,34 y 35. Regulan archivos de las historias clínicas.
- Ley 23 de 1982. Artículo 2. Sobre derechos de autor.
- Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica.
- Ley 190 de 1995. Por el cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 29. Faltas y delitos en archivos.
- Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
- Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
- Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación.
- Ley 962 de 2005. Ley anti tramites.
III. Normas técnicas
- NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.
- NTC 4436: Información y documentación, papel para documentos de archivo, requisitos para la permanencia y durabilidad.
- NTC 5029: Norma sobre medición de archivo.
IV. Normas del Archivo General de la Nación.
Esta entidad es el máximo eje en cuanto a temas relacionados a la administración documental nacional. Por ello supervisa y ofrece información detallada sobre todo lo relacionado a la correcta gestión de archivos y al manejo de la información, con el fin de crear estándares y normas eficaces.
Dentro de la información que provee, está el planteamiento de programas específicos. Estos son:
- Normalización de formularios electrónicos: esto depende del análisis de los documentos existentes, con el fin de homogenizar el uso de los mismos. Lo anterior permite la creación de características estándar que facilite su identificación y tipología.
- Programa de documentos vitales o esenciales: engloba la revisión, identificación, evaluación y preservación de los documentos que, bajo los parámetros de las entidades y empresas, sean considerados como importantes.
- Programa de gestión de documentos electrónicos: su propósito se centra en la correcta administración y seguimiento de estrategias que gestionen el ciclo de vida de los documentos.
- Programa de archivos descentralizados: este tipo de archivos son aquellos que son compartidos con un tercero para que se lleve a cabo su organización, administración y preservación. Por lo que es necesario fijar requerimientos para la prestación de un servicio acorde con la normatividad.
- Programa de reprografía: la necesidad de estandarización en la réplica de los documentos (fotocopias, fotografías) y el seguimiento de los mismos, requiere del planteamiento de protocolos que ayuden al control total o mayoritario de los archivos.
- Programa de documentos especiales: son considerados documentos especiales las gráficas, sonoros o audiovisuales. Por ello, la aplicación de estrategias para clasificar, ordenar, conservar y describir los archivos, facilitan el acceso eficaz a la información.
- Plan de capacitación: su finalidad es el fomento del aprendizaje en cuanto al manejo documental. Dirigido a instituciones o al personal empresarial.
Esto lleva a una consciencia sobre la administración adecuada de la información en la empresa.
- Programa de auditoría: este punto determina el éxito de la gestión documental, ya que se enfoca en la inspección y control del cumplimiento de los procedimientos y políticas en el marco del sistema de gestión interno.
Las normas permiten regular éticamente todo lo concerniente a la información de las entidades, clientes y demás personas involucradas en cualquier proceso de creación de documentos. Por ello el tener presentes las leyes y las entidades reguladoras llevará a la consecución de logros de manera transparente.
Por tal razón te aconsejamos que tengas presente todo el marco legal antes de solicitar un servicio de gestión documental.
Si deseas mayor información, contáctanos.
