La normatividad es la columna vertebral de los distintos procesos de gestión documental que se llevan a cabo al interior de las empresas y de las entidades en general; por ello el conocerlas y el saber cómo aplicarlas le ayudará a optimizar sus tareas y a mantenerlas bajo la regulación requerida para seguir funcionando óptimamente. A continuación, te explicaremos de qué se trata la Resolución 8934 de 2014 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y de la Superintendencia de Industria y Comercio. Toma nota.
La gestión documental, como lo hemos dado a conocer en artículos anteriores, es la manera estratégica en la que se le da un correcto tratamiento a los documentos e información, tanto producida como recibida por la empresa; esto con el fin de garantizar la categorización, planeación, almacenamiento y depuración estandarizada y jerarquizada de los documentos. Por lo anterior, la gestión documental se encuentra regulada bajo normas y leyes que llevan a toda institución a cumplir con los estándares de calidad que coadyuva a la conservación de la información de interés público.
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Una de las normas establecidas para la gestión es la conocida Resolución 8934 de 2014, la cual va dirigida a todas las empresas (privadas) que se encuentran bajo vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Hay que tener en cuenta que dicha resolución busca que las empresas den cumplimiento a lo exigido en gran parte de la Ley 594 de 2000 o mejor conocida como la Ley General de Archivos.
Seguir las normas y las leyes vigentes en cuanto a temas de manejo de información, datos y documentos, permite el acceso a la información y a la conservación de la memoria.
¿Cuál es el objetivo de la Resolución 8934 de 2014?
Su propósito está enfocado a que las empresas garanticen el tratamiento, categorización, acceso y consulta de la información, por medio del uso de cuadros de clasificación, Tablas de Retención Documental (TRD), Tablas de Valoración Documental (TVD), creación y seguimiento de reglamentos internos de archivo, entre otros métodos.
De esta manera la resolución establece:
- Ordenar a las empresas y entidades que se encuentran bajo vigilancia de la SIC el cumplimiento de la normatividad, con el fin de que la producción, recepción, categorización, conservación y depuración de la información sea realizada correctamente.
- Aplicar adecuadamente los distintos instrumentos archivísticos que ayuden al óptimo rendimiento de la gestión documental.
- Garantizar el acceso y fácil consulta de la información, así como su correcta conservación.
¿Cuál es la diferencia entre la Ley General de Archivos y la Resolución 8934?
La diferencia solo radica en a quienes va dirigida la norma: por su parte la Ley General de Archivos es de cumplimiento para las entidades públicas y para aquellas privadas con incidencia pública, en cambio, la Resolución 8934 de 2014 está enfocada a empresas privadas que, como se mencionó con antelación, se encuentren bajo control y vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Así pues, podemos entender la Resolución 8934 como un complemento de la Ley General de Archivos que extiendan la cobertura de la ley.
De este modo la Resolución 8934 de 2014 se convierte en un impulso para las entidades privadas para que establezcan estrategias sólidas y eficaces para los procesos íntegros de la gestión documental, ya que, como lo hemos dicho en distintas ocasiones, la información y los documentos, sin importar el área de especialidad de la empresa, son el centro de todas las actividades organizacionales.
La administración correcta de la información y de las actividades propias de la organización, son garantía de eficiencia y eficacia empresarial.
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Recuerda, la gestión documental es un tratamiento integral de los documentos, es decir, permite no solo su revisión y categorización, sino que también lleva a la automatización de los procedimientos por medio de la digitalización de la información.
Por ello te invitamos a:
- Revisar la manera en la que haces gestión documental en tu empresa.
- Establecer puntos de control.
- Seguir las normas establecidas.
- Mantener una cultura organizacional en pro de la conservación de los documentos.
- Ahorrar tiempo y dinero en todo lo relacionado al uso, creación y recepción de información y documentación, por medio de la gestión documental.
No olvides que, para garantizar una correcta aplicación de las normas, es necesaria la asesoría de profesionales en gestión documental. Si requieres mayor información no dudes en contactarnos.
