Cuando inicias el proceso de liquidación de tu empresa, hay muchos elementos de importancia que deben tener un resguardo especial, y es ahí donde entra la importancia de la custodia de archivo, ya que en los archivos reposan todos los elementos documentales de la empresa, los cuales, así se haya liquidado la empresa, deben conservarse en su totalidad. A continuación te explicamos las principales razones de importancia.
La custodia administrativa del archivo y su importancia en la liquidación de empresas
1. Resguardo legal, tributario, fiscal y administrativo de la empresa
Una vez decidida la liquidación de la empresa por parte de la junta asesora de una sociedad, no significa que haremos un “borrón y cuenta nueva” sino que, por el contrario, al tratarse de una persona jurídica con, deberes y obligaciones, debe conservarse su archivo para garantizar el cumplimiento de estos componentes legales, con fines netamente jurídicos relacionados al Código de Comercio Colombiano, al Código Civil Colombiano, a los actos administrativos de la Superintendencia de Sociedades y al Estatuto Tributario Nacional.
2. Cuando la custodia del archivo empresarial se tratare de una obligación legal
En la mayoría de los casos, la liquidación de una empresa genera efectos legales una vez iniciado el proceso. Por ejemplo, en la generalidad de los ordenamientos jurídicos latinoamericanos esta custodia es una obligación legal, como es en el caso de Colombia de acuerdo a lo expuesto por la Superintendencia de Sociedades de Colombia, (Oficio Nº 220-16908007-11-2018).
3. La custodia como garantía del cumplimiento de una obligación
Cuando una empresa decide cerrar sus puertas mediante un proceso de liquidación, la empresa, durante el desarrollo de sus actividades, es sujeto de vínculos contractuales. Por ello es importante asegurar el cumplimiento de todos sus deberes y obligaciones. Sin embargo, por diferentes razones, en algunos casos las empresas no cumplen con la mayoría de sus obligaciones o en su defecto son exigidas a satisfacer una obligación, por lo que la debida custodia del archivo de la empresa juega un papel trascendental. Mediante este archivo se podrá determinar si efectivamente la empresa cumplió o no cumplió o si la obligación es inexistente. Esto solo le es posible determinar, previa autorización de la junta asesora de una sociedad en liquidación, al liquidador de la sociedad.
4. ¿Cuál es la garantía de una empresa efectivamente liquidada? El resguardo del archivo por parte del liquidador
Las empresas, como personas jurídicas, tienen dos o más accionistas o socios, y cuando se decide liquidarlas debe haber, de acuerdo con sus estatutos, una aprobación general para proceder a la liquidación; de lo contrario, estaríamos hablando de una liquidación fraudulenta.
El resguardo del archivo es una de las obligaciones por excelencia del liquidador, por lo que si existe custodia de archivo de la empresa en liquidación, nos encontraremos en un proceso ordinario de liquidación, pero si no existe aquel, nos encontraremos inmersos en un fraude empresarial, que vulnera los derechos del personal empleado y hasta los derechos de los socios de la empresa. De esta forma podemos decir que es un instrumento de suma importancia y que merece que se le preste toda la atención.
La debida atención a este instrumento en el proceso de liquidación es necesario para no caer en ilícitos y en sanciones de carácter legal, por lo que es importante concluir que manejar estas consideraciones para esta herramienta jurídica en la liquidación de empresas es de gran importancia. Tal es así porque nos permite conocer su importancia si a los efectos legales nos referimos, cumpliendo con todos los elementos jurídicos pertinentes, logrando una tutela eficiente en los últimos ciclos de su empresa.
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