CADA VEZ ES MÁS FRECUENTE QUE LAS EMPRESAS OPTEN POR CONTRATAR UN SERVICIO PROFESIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL. SIN EMBARGO, HAY ALGUNAS QUE SE DEBATEN EN TOMAR ESTA DECISIÓN, CUANDO SE TRATA DE LA ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN. POR ELLO QUEREMOS CONTARTE LAS 10 RAZONES POR LAS CUALES DEBERÍAS IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EXTERNO EN TU EMPRESA.
La gestión documental permite el correcto manejo de los archivos físicos y electrónicos de una empresa. Dentro de las estrategias y sistemas utilizados para este fin, se encuentran las tareas de crear, ver, modificar e imprimir los documentos, esto desde un administrador de archivos que gestiona de manera eficiente los documentos.
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Estos son algunos de los beneficios que se obtienen al adquirir un servicio de esta magnitud, así que, si aún estás debatiéndo entre contratar o no un servicio de gestión documental, toma nota de lo siguiente:
- Reducción de costos:
Con la gestión documental se reduce en un 43% los costos documentales, ya que se logra de manera eficaz la categorización de los archivos, automatizando las tareas manuales y generando ahorro de costos, tiempo y productividad. Esto hace que el tiempo sea debidamente asignado a otras labores dentro de la empresa.
- Aumento de la eficacia:
Con la automatización de los procesos se logra una fácil administración, migración y conversión de las bases de datos existentes. De este modo se obtiene un estado de eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos, permitiendo un acceso total a la información.
- Aumenta la productividad:
Al utilizar medios de conservación para la administración de los documentos electrónicos, se centraliza, estandariza y comparte la información, haciendo que esta se transmita y se consulte más rápidamente.
- Uso eficiente de los recursos:
La gestión documental digitaliza los archivos vitales e importantes de la empresa, reduciendo un 50% en costos de copiado, uso de papel, fotocopias e impresiones y los demás elementos que se relacionan a este proceso. Esto minimiza el impacto ambiental y maximiza la viabilidad económica de la empresa.
- Libera espacio:
La administración y análisis de la información en forma inteligente permite alcanzar altos estándares de eficiencia, no solo por la reducción de espacios, sino por su optimización en términos de equipos y capacidad. Esto se traduce a menor espacio utilizado para archivar documentos. No todo debe almacenarse y no todo se almacena igual.
- Fácil localización:
Gracias al uso de los administradores de archivos, los documentos se categorizan de una manera jerárquica, cuya estructura permite la búsqueda eficaz y pronta de la información.
- Correcta administración de los archivos:
De la mano con el punto anterior, la administración adecuada les permite a los usuarios crear, archivar o modificar los archivos existentes, así como revisar las propiedades de los mismos.
- Inmediatez en la información:
La implementación de un sistema de gestión documental y la automatización de los procesos ayudan al usuario enviar y compartir información rápidamente, así como en el acceso en línea para la consolidación del trabajo colaborativo.
- Seguridad en la información:
Al tener la documentación organizada acorde a la estructura definida por el Archivo General de la Nación (AGN), se le da a la empresa mayor control sobre sus archivos, por lo que se puede monitorear constantemente las modificaciones o creaciones de los mismos.
- Preservación a través del tiempo:
La gestión documental conlleva a la digitalización de los documentos, permitiendo que estos se encuentren en mejores condiciones y que puedan sobrevivir al paso del tiempo. De igual manera ocurre con aquellos que se mantienen en físico por alguna razón, ya que su archivo correcto ayuda a su conservación y a su uso adecuado.
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La gestión documental se ha convertido en una solución confiable para que las empresas puedan mantener de manera óptima y organizada sus archivos, ahorrando tiempo y dinero.
Si deseas conocer más sobre este tipo de servicios no dudes en contactarnos.
