Conoce el formato de las Tablas de Valoración Documental

Como lo hemos mencionado en post anteriores, las Tablas de Valoración Documental ayudan a establecer los tiempos de permanencia de la información en pro de la correcta optimización de los sistemas y procedimientos de gestión documental. Esto ayuda no solo a gestionar los centros de almacenamiento tanto físico como virtual, sino que también permiten el conocimiento de la estructura organizacional y su nivel de producción documental.

A diferencia de las Tablas de Retención Documental, las TVD se centran en la revisión y análisis de los fondos acumulados de las empresas, pero ¿qué se entiende como fondo acumulado?

En la gestión documental, el término hace referencia a todos los documentos que son almacenados y agrupados sin tener en cuenta ningún criterio archivístico, es decir, que no se le aplicaron ningún tipo de categorización u orden lógico a la información, atentando no solo contra la consulta futura de la misma, sino que también contra su conservación.

El fondo acumulado pasa directamente a la revisión por medio de las TVD tal y como lo establece el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación.

Para llevar a cabo el diligenciamiento de las Tablas de Valoración Documental debes tener en cuenta lo siguiente:

• Código:

  Aquí se designa la manera en la que se identifica la dependencia a la que pertenece el documento.

• Series:

  Se especifica el nombre que ha sido asignado a las unidades documentales, las cuales a su vez irán acompañadas de sus respectivas subseries o tipologías. Por ejemplo:

  • Serie documental: Actas.
  • Subserie documental: Actas de presidencia.

• Retención:

  Hace referencia al tiempo en el que documento permanecerá en el archivo central. Dicho tiempo depende del análisis de las valoraciones resultantes del estudio administrativo y de gestión. Se recomienda que la especificación del tiempo se haga en años.

• Disposición final:

  Este punto es de suma importancia, ya que especifica el paso a seguir una vez el tiempo de retención se haya cumplido. Dicho procedimiento se centra en 4 puntos, que son:

  • CT (Conservación Total): Como su nombre lo indica, esta categoría será destinada a los documentos cuya importancia de conservación es tal, que no serán depurados de la empresa u organización.
  • E (Eliminación): Se les asigna a todos los documentos que hayan perdido todos los valores primarios, es decir, que ya no representan ningún peso para la empresa. Este es un proceso irreversible, por lo que es necesario hacer un análisis completo y detallado de la información para evitar imprevistos.
  • M (Microfilmación): Esta alternativa es asignada a los documentos que pasarán por un proceso de digitalización.
  • S (Selección): Este punto es destinado a todas las series o subseries que no deberán ser conservadas en su totalidad, ya que pueden poseer algunos documentos de relevancia. Por lo tanto, aquellos documentos que no superen la selección serán eliminados.
• Procedimientos: en esta columna de la Tabla de Valoración Documental, se especificará (cuando sea necesario), el paso a seguir en cuanto a la retención o a la disposición final del documento.

La valoración de los documentos se lleva a cabo teniendo en cuenta su:

• Trascendencia como testimonio de la entidad.
• Trascendencia de la actuación de la administración.
• Trascendencia de la sociedad en su conjunto, para cada dependencia.

De esta manera, las Tablas de Valoración Documental se convierten en una herramienta de control, organización y evolución de los manejos documentales en la empresa, estableciendo prioridades que beneficiarán las formas en las que se almacena, custodia y gestiona la información. Esto garantiza en gran medida un manejo integral de los documentos en pro de la mejoría constante.