La gestión documental requiere de la implementación de instrumentos que faciliten y dinamicen la categorización de la información y del fondo acumulado. Uno de los más importantes son las conocidas Tablas de Valoración Documental o TVD. Continúa leyendo este artículo y conoce los beneficios que este instrumento archivístico tiene para ti.
Como lo hemos mencionado en anteriores oportunidades, los instrumentos archivísticos permiten el completo funcionamiento de las estrategias de gestión documental, lo que se traduce en procesos eficientes, optimizados, automatizados y coordinados. Por ello, para alcanzar el manejo adecuado del fondo acumulado, es necesario el uso de las TVD, ya que estas permiten el análisis y la revisión objetiva de la información con el propósito de determinar su destino.
¿Qué son las Tablas de Valoración Documental?
Las TVD son instrumentos de categorización y planeación, respecto al tratamiento de la información, su tiempo de conservación y su disposición final.
De este modo, el propósito central de las Tablas de Valoración Documental es la revisión de los documentos del fondo acumulado, con el fin de establecer el destino de los mismos y especificar unos tiempos de registro. En pocas palabras, ayuda a verificar la relevancia de cada documento y a especificar su permanencia en los archivos de la empresa, todo en pro de la mejora de los sistemas de almacenamiento.
La valoración documental es uno de los procesos de revisión y análisis más importantes que puedes realizar para la gestión de tu información.
Hay que tener en cuenta que el funcionamiento de las TVD depende directamente de los valores propios de cada documento, es decir, de su relevancia en las actividades diarias de la empresa. Es por esto que el análisis al detalle se convierte en una actividad crucial para la correcta toma de decisiones. Para ello, se analiza el nivel de relevancia de la información en las diferentes áreas de la empresa, dichos niveles son:
- Jurídico.
- Legal.
- Histórica.
- Fiscal.
- Informativa.
- Económica.
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Ventajas del uso de las Tablas de Valoración Documental
Este instrumento archivístico va de la mano con las Tablas de Retención Documental, por lo que ambos son cruciales en conjunto para determinar la administración de la información, su acceso, ciclo de vida y almacenamiento. Recuerda que estos procesos se realizan con el fin de facilitar el desarrollo de las estrategias de gestión documental, así como su acceso, protección y relación con los procesos empresariales. Ante esto, las ventajas más representativas de las TVD, son:
- Concretar los tiempos de duración de un documento.
- Planificar el tratamiento de la información, según lo estipulada en las TRD.
- Desarrollar plenamente el acceso a la información en cualquier momento.
- Encaminar los procesos de administración y de archivo, con el fin de determinar una trasferencia eficiente.
- Seleccionar documentos en un orden específico.
- Garantizar la categorización documental.
- Conservar adecuadamente los archivos de acuerdo a los datos plasmados en el proceso de gestión.
- Organizar los fondos archivísticos.
- Disminuir y gestionar el volumen documental.
- Indicar el área en la que irán los documentos de manera que sea fácil de obtenerlos cuando se necesiten.
- Identificar el valor histórico de los documentos para el desarrollo de la empresa.
- Especificar el tiempo del ciclo de vida de los documentos.
Manejo y control garantizado
Como lo vimos anteriormente, las Tablas de Valoración Documental permiten un proceso de análisis que se realiza para identificar la relevancia de la información recibida y producida por la empresa existente en el fondo acumulado, a partir de la prioridad de los procesos administrativos.
Es tanta su relevancia, que dentro de sus funcionamientos encontramos:
- Planificación del tratamiento de la documentación.
- Identificación de tiempos de depuración.
- Realización de diagnósticos del estado de los archivos.
- Delimitación del volumen documental.
- Disposición y relevancia estructural de la información,
- Agrupación de información por características comunes.
- Creación de series documentales.
De esta manera las TVD contribuyen al desarrollo preciso de las estrategias de gestión, delimita el tratamiento documental y determina el nivel de relevancia que tiene cada documento dentro de la estructura organizacional, con el fin de tomar decisiones acertadas que beneficien la eficacia y la eficiencia y permita una adecuada administración.
