¿Sabías que de las Tablas de Valoración Documental depende, en gran medida, la manera en la que se categoriza la información de una empresa? Este punto y otros más te los vamos a ampliar para que entiendas a profundidad la importancia de este instrumento archivístico para la gestión documental de tu empresa.
Las Tablas de Valoración Documental son un instrumento archivístico que ayuda a categorizar, según las prioridades administrativas, todos los documentos que hacen parte de los fondos acumulados que produce la empresa. Esto permite que la empresa logre mantener un control optimizado de sus recursos de almacenamiento, y de la información que puede ser útil en las distintas actividades organizacionales.
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Vayamos en orden de ideas:
Antes de empezar, ¿qué es un instrumento archivístico?
Características de la valoración documental
El proceso de consolidación y construcción de las Tablas de Valoración Documental, tienen como eje el análisis objetivo de la organización del fondo acumulado, esto con el fin de contribuir a la correcta conservación de la información de relevancia para la empresa. Los puntos desde los cuales se analiza esta información, parten desde las características propias de los valores primarios y secundarios. Estos se identifican así:
Valores primarios: son aquellos que desde su análisis poseen características de peso para la empresa. Dichas características pueden ser:
- Administrativas.
- Legales.
- Fiscales.
- Contables.
- Técnicas.
Hay que tener en cuenta que su evaluación parte desde los aspectos de trámite, vigencia y plazos desde la conservación.
Valores secundarios: estos hacen énfasis en la importancia que la documentación puede aportar para la realización de trámites y consultas, por lo que su clasificación se lleva a cabo teniendo como base sus evidencias, y si son o no predecibles para consultas futuras. Este proceso puede ir desde la destrucción de la información innecesaria, hasta la conservación permanente.
Otro punto a tener en cuenta es la definición de la elaboración documental, es decir, desde dónde es producida y por qué se produce. Para ello es necesario saber que toda empresa o entidad genera información en tres vías:
- Para la empresa misma.
- Para otras empresas, instituciones, organizaciones o personas.
- Las que son recibidas por otras empresas, instituciones, organizaciones o personas.
Alcance de las tablas de valoración documental
El concepto de alcance hace referencia a la incidencia que el protocolo tiene en la evolución de la empresa y en el manejo integral de su información. De este modo, las Tablas de Valoración Documental se posicionan como un instrumento que describe de la manera más detallada y clara posible, los tiempos y procedimientos de manejo de los fondos acumulados. Esto permite, entre otras cosas, desarrollar el reconocimiento de las unidades documentales que se manejan al interior de la empresa.
Aplicación de las tablas de valoración documental
Una vez realizada la Tabla de Valoración Documental se ejecuta, el siguiente paso es la aplicación de dicho instrumento, todo en pro de un óptimo tratamiento archivístico que permita la consulta de la información de una manera más eficiente, segura y rápida.
La aplicación de las TVD trae consigo múltiples beneficios que apuntan directamente al manejo integral de la información, con el fin de mantener en buenas condiciones cada documento que representa un soporte de consulta y respaldo para la empresa.
Respaldo legal y normativo
Como todo proceso de gestión documental, siempre hay una normatividad que ayuda a entender la importancia de su ejecución y la manera correcta de hacerlo. Por eso si requieres conocer más sobre las leyes, acuerdos y demás, que retratan el uso de las Tablas de Valoración Documental, te compartimos los títulos para su consulta:
- Ley 594 de julio de 2000: Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dicta otras disposiciones.
- Decreto 1382 de agosto 18 de 1995: Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
- Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996: Por el cual se establece criterios de conservación y organización de documentos.
De esta manera, las TVD contribuyen al buen manejo de la información, categorizándola de manera objetiva y mediante el conocimiento detallado de las estructuras organizacionales de cada empresa.
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