LA GESTIÓN DE ARCHIVOS ES UN PROCESO QUE EXIGE EL USO DE PROGRAMAS QUE FACILITEN LA ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN, ENTRE ELLOS ESTÁN LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL O TVD. POR ELLO QUEREMOS EXPLICARTE CÓMO FUNCIONAN Y QUÉ BENEFICIOS PUEDEN TRAER A TU EMPRESA.
Para llevar a cabo un correcto proceso de gestión documental, es necesaria la implementación de herramientas que brinden apoyo al protocolo de revisión y organización de la información de una empresa.
Parte de estas herramientas son los programas de gestión documental que facilitan la clasificación y el manejo más óptimo de los archivos. Una de las más importante son las Tablas de Valoración Documental, las cuales ayudan a llevar a cabo una revisión objetiva de los documentos, con el fin de determinar su destino en el proceso archivístico.
De igual modo hay que tener en cuenta que la normatividad exige el uso de herramientas y programas, para garantizar la transparencia en el proceso de administración. Es por esto que las tablas de valoración documental dan paso al análisis y organización.
¿Qué son las TVD?
Son un programa de gestión documental cuyo objetivo se centra en la revisión y planeación de información, con el fin de establecer de manera objetiva el destino de los documentos en unos tiempos centrales de registro. Es decir, revisa, plantea y evalúa la importancia de cada documento, para determinar su permanencia dentro de los archivos de la empresa.
En sí, recopila el listado de las series documentales, asignando tiempos de permanencia.
¿Qué ventajas proporciona la aplicación de las TVD?
Estos programas permiten determinar, en el área archivística, la disposición de la acumulación documental, con el fin de verificar por conceptos primarios o secundarios, la necesidad de mantener o no, ciertos documentos o información.
Su uso permite:
- Estipular tiempos.
- Guiar al área de archivo en el manejo de los documentos.
- Garantizar el derecho a la información.
- Favorecer la selección documental.
- Analizar la adecuada conservación de los archivos.
¿Qué se tiene en cuenta para determinar el destino de los documentos?
El uso de este programa de gestión documental permite identificar bajo ciertos parámetros, la importancia de los archivos, por ello se destaca el valor objetivo durante todo el proceso.
Esto ayuda a:
- El manejo y control de la información.
- El manejo integral de los documentos.
- La selección y conservación de los documentos de carácter permanente.
- La identificación de los documentos que pueden ayudar a la gestión administrativa.
De igual modo, dentro de los puntos más importantes están:
Valores primarios:
Estos permiten analizar los documentos teniendo como base sus organismos de origen. Ayuda a vislumbrar la utilidad de la información y su soporte a temas legales o de registro financiero.
Los organismos que se tienen en cuenta son:
- Administrativo.
- Jurídico.
- Legal.
- Fiscal.
- Contabilidad.
Valores secundarios:
Estos valores se fundamentan en la reconstrucción de la actividad administrativa del registro histórico del documento.
Permiten especificar el carácter:
- De evidencia.
- Histórico.
- Informativo.
Teniendo estos y otros puntos claros sobre el registro documental de la empresa, se logra determinar la disposición final de la información, con el fin de plantear los centros de información relevante en el ejercicio de la empresa.
Es por ello que las Tablas de Valoración Documental permiten de manera precisa y detallada el análisis de los documentos, para así mismo disponer de la mejor manera de su archivo o eliminación. Todo teniendo claro su papel de importancia en la empresa.
Si deseas mayor información sobre este tipo de programas de gestión documental y la manera de aplicarlos a tu empresa, contáctanos. Estamos a tu servicio.
