Los documentos electrónicos es toda información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos y similares, que permanece en estos medios durante su ciclo de vida; es producida una persona o entidad debido a sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Ley 527 de 1999
Fue expedida por el congreso de la República, con el ánimo de reglamentar el uso y la entrada de mensajes de datos, la validez y normativa de las reglas digitales, además de la regulación del comercio electrónico y la determinación de las entidades autorizadas para certificarlas.
Características de la ley 527
Es necesario que entiendas los componentes principales de esta ley para que puedas usar correctamente los documentos electrónicos y hacerlos valer ante cualquier entidad en que los presentes y que sean debidamente validados.
- Mensaje de datos es la información obtenida por medio de la utilización de medios electrónicos.
- Comercio electrónico define todas las transacciones realizadas por medios o canales informáticos
- Firma digital es el código o clave que asigna el dispositivo electrónico al mensaje que ha emitido y es único para confirmar la validez del mensaje.
- Entidad de certificación son aquellas autorizadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia para validar las firmas digitales y expedir las correspondientes certificaciones.
- El intercambio electrónico de datos (EDI) es la transmisión de información de un computador a otro.
- El sistema de información se refiere a aquel sistema que es utilizado para procesar para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.
Consideraciones generales
- La interpretación de la ley 527se da en lo referente a su necesidad, su origen y el acatamiento o cumplimiento de esta.
- Modificación mediante acuerdo, que indica que los mensajes de datos pueden modificarse si median acuerdos previos entre las partes.
- Validez jurídica o reconocimiento legal de los mensajes de datos.
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Disposiciones para la validez jurídica de documentos electrónicos
Aunque con la ley 527 de 1999 se reglamentó y se dio vía libre al uso de los documentos provenientes de medios electrónicos, algunas entidades tanto públicas como privadas se niegan a reconocer la autenticidad de estos documentos, tal vez por desconocimiento o por falta de comprensión de la misma. No obstante, podemos adjudicarles algunas características a estos documentos:
- Valor probatorio
Los Registros electrónicos son recursos de prueba válidos, que pueden mostrarse en un proceso legal, para que sean reconocidos las obligaciones o derechos de un individuo.
- Está en las mismas condiciones de cualquier otra prueba
Siempre y cuando el documento electrónico cumpla con todos los requisitos exigidos por la ley, se considerará que tiene la misma confiabilidad de un manuscrito tradicional y su valoración debe ajustarse a una crítica bien intencionada que considere todos los aspectos reconocidos y aceptados en nuestra legislación colombiana.
- Tiene eficacia legal y probatoria
La eficacia legal de un documento digital está dada por su valor a la hora de demostrar algo dentro de un proceso, de acuerdo con la normatividad legal de cada país. Mientras que la eficacia probatoria está dada por la luz que aporte a la verdad que se quiere probar en un proceso jurídico.
En general, podemos afirmar que los expedientes electrónicos deben cumplir con unos requisitos para que se señala la ley y sean aceptados como elementos de prueba en procesos jurídicos. Es fundamental que te asesores e investigues el tema, porque por desconocimiento muchas entidades o personas aún se niegan a aceptar la validez de este tipo de documentos.
