Para nadie es un secreto que en la contingencia generada por el Coronavirus un gran número de empresas en el país se han visto obligadas a paralizar la ejecución de las actividades comerciales, al menos en sus espacios físicos.
Al inicio de la cuarentena se visualizó en los empresarios un profundo temor e incertidumbre, aunque para dar respuesta a la emergencia económica y social, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 579 con fecha del 15 de abril del 2020 en el cual se establecieron las reglas claras tanto para propietarios de locales comerciales e inquilinos.
En este decreto se prohíbe tanto los desalojos como la finalización de contratos que estaban por concluirse, ante esto, los empresarios, se vieron en la situación de no poder operar en sus espacios habituales sino en los hogares donde se encuentran confinados, aunque indudablemente para muchos es una incertidumbre el cómo trasladar su oficina a un espacio virtual mientras pasa la pandemia del COVID 19. Por lo anterior, el servicio de custodia de documentos se ha convertido en su opción más viable. En este artículo te contaremos todo lo que debes tener en cuenta.
Te explicamos la importancia del uso de un software de gestión documental.
Decreto 579
Principalmente es importante recordar el decreto publicado por el Gobierno Nacional y sus principales puntos, los cuales rezan:
- Durante el periodo comprendido entre la vigencia del Decreto y el 30 de junio de 2020, se suspende la orden o ejecución de cualquier acción de desalojo.
- Se aplaza el reajuste anual a los cánones de arrendamiento que se tuvieran que hacer efectivos durante el periodo comprendido entre la vigencia del presente decreto y el 30 de junio de 2020.
- Los contratos de arrendamiento, cuyo vencimiento y entrega del inmueble al arrendador se haya pactado para cualquier fecha, dentro del lapso de duración de la declaratoria de la emergencia económica, social y ecológica, se tendrán que prorrogar también dos meses más.
- Los contratos de arrendamiento en los que se haya pactado la entrega del inmueble al arrendatario dentro del lapso de duración de la declaratoria de emergencia económica, social y ecológica, quedarán suspendidos hasta el 30 de junio de 2020.
Aunque cabe destacar que el cuarto punto resalta que para el mes de junio finaliza la suspensión de la entrega de los inmuebles, por el momento el Gobierno Nacional no ha emitido mayor información al respecto, por lo que se podría extender por algunos meses más esta medida, puesto que la cuarentena aún no ha finalizado y se ha venido extendiendo su duración en los últimos meses.
Así mismo, cabe destacar que una gran cantidad de sectores no tienen permitido abrir sus puertas, y que, además, el Gobierno está invitando a aquellos sectores que pueden continuar funcionando con el teletrabajo de sus empleados, que lo continúen haciendo. Ante esto para mejorar los procesos de trabajo dentro de tu empresa es indispensable trasladar tu oficina a un ambiente digital, que también te permitirá agilizar el trabajo una vez que finalice la pandemia. Si deseas un servicio de custodia de documentos, es importante que tengas en cuenta los siguientes puntos:
¿Qué es un sistema de gestión de documentos electrónicos?
Un sistema de gestión de documentos electrónicos es aquel en el que los documentos y archivos de una organización pueden almacenarse, recuperarse, gestionarse y utilizarse según sea necesario.
Además, la custodia de documentos cumple una serie de funciones, desde la administración de registros, la administración de contenido hasta imágenes digitales y conversión de archivos.
Características de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Es importante destacar las principales características de la custodia de documentos:
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Almacenamiento de documento
En esencia, la custodia de documentos actúa como un punto centralizado para todo el papeleo que fluye dentro y fuera de tu empresa.
Desde hojas de vida, recibos de depósito, hasta contratos de clientes, facturas y recibos; los sistemas de gestión de documentos electrónicos y custodia documental están destinados a almacenar todos los archivos digitales y físicos bajo un mismo techo.
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Captura de información
La custodia de documentos también automatiza el proceso de captura de documentación digital y física.
Los sistemas de gestión electrónica de documentos también crean metadatos para información tanto digital como física al capturarlos. Esto proporciona información de identificación adicional para archivos individuales, como la fecha de creación, la fecha de las ediciones más recientes y mucho más.
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Estructuración e indexación de documentos
Al capturar un documento o archivo, el sistema lo indexará de acuerdo con una estructura jerárquica generada automáticamente.
En el lado más simple, esto puede implicar la creación de nombres de archivos secuenciales para documentos dentro de una serie, por ejemplo, File001, File 002, etc.
Mirando nuevamente los metadatos, tu sistema debe indexar archivos en función de cómo y cuándo se han utilizado. Esto puede permitir la recuperación fácil de documentos de uso común o reciente, o archivos que se ajustan a ciertos criterios.
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Localización y recuperación de documentos
Cuanto más eficientemente se indexen y almacenen tus archivos, más fácil será localizarlos y recuperarlos para su uso. La mayoría de los sistemas hacen que este proceso sea aún más fácil al proporcionar funcionalidades de búsqueda.
- Comunicación y colaboración
Tu sistema de custodia de documentos debe proporcionar la capacidad para que tu equipo se comunique remotamente entre sí y realice cambios colaborativos en los documentos.
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Seguridad y cumplimiento
Las características como los permisos y el control de versiones actúan a prueba de fallas. Por un lado, minimizan las posibilidades que un documento caiga en las manos equivocadas en primer lugar. Si se accede y modifica accidentalmente un archivo, o peor aún, se elimina, los administradores podrán recuperar fácilmente el documento en su forma correcta.
Los beneficios de usar un sistema de gestión de documentos electrónicos
En función de las características que acabamos de comentar, probablemente puedas descubrir algunos de los beneficios clave de migrar a un sistema de gestión de documentos electrónicos.
- Incremento de productividad y ganancias
- Mejor adherencia a los procesos
- Intercambio de conocimientos mejorado
- Preservación mejorada del conocimiento
- Garantía de calidad garantizada
- Desarrollar y sistematizar procesos en colaboración
- Reforzar y mejorar los procesos de gestión de documentos a lo largo del tiempo
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