Desde la llegada del COVID-19 al país numerosas empresas han tenido que clausurar sus actividades presenciales como medida para combatir la pandemia. Es por ello que, determinadas organizaciones se han visto en la necesidad de adaptarse al teletrabajo como una solución para continuar con sus respectivas labores. Es importante destacar que, la clave de la eficacia en el teletrabajo es la gestión de documentos, a continuación, te contaremos más al respecto.
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¿Qué es el Teletrabajo?
El teletrabajo es en esencia, trabajo a distancia, en otras palabras, permite la realización de las actividades laborales desde cualquier ubicación geográfica. Cabe destacar que, en los últimos 20 años, el teletrabajo, ha pasado por un proceso de evolución gradual que poco a poco han venido incorporando las profesiones y algunas empresas de todas partes del mundo; sin embargo, en el contexto del COVID-19, se ha convertido en la mejor solución para que las empresas sigan operando sin que sus empleados se expongan a salir de su hogar y contagiarse.
Así mismo, es importante mencionar que el teletrabajo les permite a las empresas dejar de invertir dinero en espacios para que sus empleados trabajen, ejecuten reuniones, e incluso, almacenen documentos. En este orden de ideas, la gestión documental le permite a cualquier empresa almacenar en bóvedas de seguridad los documentos más relevantes sin tener que pagar altas cuotas mensuales por el arriendo de sus oficinas, y también les da la oportunidad de almacenar sus documentos de manera digital, así los empleados, sin importar cuál sea la ubicación donde se encuentren, pueden acceder a ellos para darle continuidad a sus labores de manera mucho más rápida y organizada.
¿Por qué la gestión documental?
Toda compañía que genere archivos en papel requiere de la implementación de un sistema de gestión documental, para evitar inconvenientes a la hora de ubicar documentos.
La optimización de archivos, desde su origen hasta la disposición final, garantiza su correcta conservación, por lo que las aplicaciones de estrategias de gestión ayudan a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.
La gestión documental hoy es más necesaria que nunca por el actual panorama laboral que ha impuesto la pandemia. Si necesitas desocupar tu oficina, la gestión documental te permite organizar, custodiar y almacenar todos tus archivos.
Digitalización de documentos
La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan en el interior de la empresa.
Algunas de las ventajas que ofrece la digitalización de los documentos son:
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No es necesario preocuparse por la seguridad de los datos
Evita la pérdida de registros ya que todos los archivos estarán seguros en un servidor documental central. Atrás quedaron los días en que tenías que abrir tu archivador y buscar documentos a la izquierda, a la derecha y al centro. Ahora puedes encontrarlos fácilmente y categorizados en tus documentos digitalizados.
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Más ahorro de tiempo
Evita cualquier pérdida de tiempo, ya que varias personas pueden recuperar los documentos de diferentes lugares y departamentos en caso de pérdidas.
Los documentos son recuperados inmediatamente por la persona que utiliza el software, que busca la información en caso de digitalización del documento. Ahorra mucho tiempo y esfuerzo que puede convertirse en algo más productivo.
- Seguridad mejorada
El acceso a la información y los documentos se mantiene de forma segura y estructurada. Tienes el control para definir los diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión de documentos.
Es una de las razones más importantes para optar por los servicios de digitalización de documentos.
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Mejor control de calidad
El control de cambios de los documentos y el control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos, permite cambios fáciles sin gastar dinero en papel. Por lo tanto, esto también ayuda a mantener un entorno ecológico.
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Fácil colaboración
La colaboración mejorada entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación es más fácil en el caso de la digitalización. Los archivos que contienen documentos en papel no tienen que pasarse o transferirse entre colegas o solamente en el lugar de trabajo.
Es importante mencionar que el espacio de la nube es ilimitado, es decir, se puede resguardar toda la información que desea la empresa. Eso significa que la organización ya no tendrá que preocuparse todos los años de invertir dinero en nuevos establecimientos para ubicar los archivos.
Al mismo tiempo, la documentación puede ser dividida por categorías, por ejemplo, se puede destinar una determinada pestaña para introducir archivos legales de corte tributario en donde se muestre como ha sido el desempeño de la empresa en materia fiscal. Otro para los expedientes administrativos laborales en donde aparezcan los nombres, apellidos, documentos de identidad, fecha de ingreso, cargo y fecha de salida (en caso de que ya no trabaje en la empresa). Y lo mismo con otros papeles de distintas índoles.
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Como hemos visto, la era digital llegó para quedarse, y será necesario que todas las empresas incorporen la gestión documental a los mecanismos tecnológicos e informáticos si desean seguir manteniendo elevadas tasas de productividad. De lo contrario, tendrán que hacer mayores inversiones monetarias en cuanto a recursos se refiere y su rendimiento laboral decaerá a grados agigantados. Lo que traerá como consecuencia que no puedan seguir sosteniéndose en el mercado.
