La tecnología y archivo van generando cada vez más relaciones complementarias, eficaces y económicas. Ahora, la tecnología nos permite sacar ventajas indiscutibles en la gestión documental para que las instituciones y empresas abaraten costos y accedan a una información segura y rápida. Conoce más a continuación.
¿Cómo usar la tecnología para el provecho de la archivística?
- Incorporación tecnológica según la ley: Según la Ley General de Archivos 594 promulgada en el año 2000, establece en su artículo 19 que las instituciones públicas deben conservar sus archivos empleando medios tecnológicos. Pese a que han transcurridos más de dos décadas desde que se promulgó la ley por el Congreso colombiano, sus legisladores vieron la necesidad de complementar las tareas archivísticas con la tecnología. Hoy es más que necesario realizar esta tarea.
- Software de gestion documental que permiten ver la trazabilidad del trámite documental.
- Acceso y consulta: Cualquier usuario perfilado puede crear, modificar y editar la interfaz desde cualquier navegador y cumplir con las necesidades de la organización, además, cualquier usuario podrá accesar a la informacion desde cualquier l a los documentos también desde cualquier punto para leer o descargar información.
- Aprendizaje: Los usuarios que accedan a este programa se encontrarán con un software sencillo y atractivo, están pensados para que cualquier usuario pueda desenvolverse en la interfaz.
- Informacion en línea: Desde cualquier lugar los usuarios podrán visualizar y accesar a la informacion, cada vez que se generen transacciones en el sistema de gestion.
- Recuperación de informacion: Los usuarios podrán realizar búsquedas de la informacion definidos a través de filtros y criterios de búsqueda ya sea por áreas, fechas, nombres y cualquier identificación, y allí podrá consultar su informacion que se encuentra digitalizada.
- Seguridad y protección: La información quedará resguardada para evitar posibles adulteraciones o pérdidas siguiendo los lineamientos de seguridad de información y preservación de la informacion.
- Homologación: La organización de los archivos digitales podrá adaptarse a las técnicas y procedimientos archivísticos para satisfacer las necesidades de las entidades.
- Perdurabilidad: Los documentos físicos tienen un ciclo de vida y este está definido en el tiempo en la Tabla de Retención Documental, sino se hace de manera correcta podrá perder la memoria de su entidad.
Todo esto te permite automatizar los procesos archivísticos en un mundo en el que la tecnología se cruza con nuestras labores. Existen empresas de archivo en Colombia que usan estas herramientas para facilitar nuestras actividades profesionales y laborales.
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