¿Qué son las Tablas de Retención Documental (TRD)?
Los instrumentos archivísticos son herramientas que fortalecen y apoyan las estrategias de gestión documental al interior de las empresas. Estos instrumentos tienen distintas funciones que ayudan a determinar el valor de los documentos y de la información contenida en ellos, a fin de establecer las prioridades de archivo, el control de la producción de información y la categorización y optimización de los procesos.
Teniendo lo anterior claro, uno de los instrumentos más utilizados y que mayor utilidad le ofrece a la gestión documental de tu empresa, son las Tablas de Retención Documental o TRD, las cuales se caracterizan por ser una herramienta que permite, por medio de la identificación serial de la información y su respectiva tipificación, establecer los tiempos de permanencia de los documentos, así como su disposición final.
Es decir, por medio del control y el reconocimiento de la información y de la estructura organizacional, se categorizan, seleccionan y organizan los diferentes documentos a fin de establecer sus tiempos de conservación en archivo y los procesos a seguir cuando su ciclo de vida haya terminado.
Reconocer la vida útil de la información ayuda a llevar un mayor control de la producción documental de la empresa.
Lo anterior te permite:
- Controlar y monitorear el ciclo de vida de los archivos.
- Enlistar en series y tipos de documentos, haciendo un reconocimiento de la estructura organizacional.
- Entender y manejar correctamente los ciclos por los que pasa un documento y el tiempo prudencial que debe estar en cada uno.
- Reconocer la clasificación de la información según la necesidad e importancia que éste represente para la empresa.
Beneficios de su uso
Cada empresa produce (a su ritmo) diferentes tipos de información en distintos formatos. De este modo, si no se lleva un correcto manejo de la gestión documental, la empresa podría ir perdiendo control sobre lo que produce. Esto se ve reflejado en los gastos relacionados al manejo documental, así como el tiempo que se invierte en la búsqueda, archivo y modificación de los documentos.
La columna vertebral de cada empresa es sin duda, la información que produce a diario.
Es por ello que, dentro de las estrategias planteadas desde la gestión documental y del manejo de las Tablas de Retención Documental, se prioriza el orden y el correcto uso de la información, todo con la finalidad de optimizar tiempos, automatizar tareas y mejorar la eficacia y la eficiencia, y de este modo contribuir al crecimiento económico de la empresa.
Video: Beneficios de las tablas de retención documental
De este modo las ventajas que trae consigo las TRD son las siguientes:
- Se facilita el manejo de la información.
- Se contribuye a la correcta administración de la producción documental.
- Se gestiona de manera eficiente la administración y revisión documental.
- Se controla el acceso a la información y se aumenta la seguridad de la misma.
- Se garantiza la conservación de los documentos, todo basado en la relevancia de su información y en su tipificación documental.
- Se implementa la importancia del manejo integral de la información.
Las Tablas de Retención Documental pueden ayudarte a entender las bases de la producción documental de tu empresa, facilitándote el control del volumen de crecimiento de la información, por medio de la priorización, la clasificación y la administración eficaz.
Cuando no se conoce el tiempo de vida de cada documento, el proceso de gestión se entorpece y fracasa.
Importancia de las Tablas de Retención Documental en los procesos de Gestión Documental
La producción documental, pese a ser una actividad normalizada en las empresas, requiere de ciertos protocolos para que no ralentice los procesos y para que a la larga no termine convirtiéndose en una carga fuera de control. Por falta de lo anterior, es que, en algunas ocasiones, sin importar los formatos de los documentos, éstos terminan ensanchando las listas y los espacios de almacenamiento.
Pongámoslo de esta manera: te has preguntado por cuánto tiempo se debería mantener un documento en archivo, y lo más importante, ¿qué hacer con él cuando su ciclo de vida haya terminado?
Es en estas cuestiones que radica la importancia de las Tablas de Retención Documental, ya que una adecuada administración de las mismas, puede ayudarte a definir y gestionar la información, manteniendo un control y una categorización eficiente.
Es por ello que las TRD contribuyen:
- Manejo optimizado de la información:
Para conocer el objetivo de cada documento, es necesario el entendimiento de cada uno de ellos, de esta forma se contribuye a la clasificación desde la relevancia empresarial. Una vez entendido esto, podrás notar como el archivo de la información se hace más fluido y estandarizado.
También contribuye a:
- Manejar de manera optimizada la información.
- Controlar la producción documental.
- Administrar desde un punto eficiente, la información.
- Garantizar el acceso y control de la información, bajo la relevancia del tiempo.
- Conservar desde la selección garantizada.
- Regular la transferencia documental.
- Consolidar procesos administrativos.
- Control, seguridad y acceso a los documentos:
Cuando se empieza a establecer un orden enfático de la utilidad de la información producida al interior de la empresa, se abre paso al reconocimiento de las categorías documentales, las cuales contribuyen a una homogenización de las matrices de archivo.
Lo anterior favorece a un mayor control de la información producida, su ubicación, disposición. Esto ayuda sustancialmente a que el acceso a los documentos sea más eficiente, así como más seguro.
- Selección y conservación categorizada:
Se puede decir a grandes rasgos que este es el objetivo central de las Tablas de Retención Documental, ya que, por medio de esto, se establece un orden lógico de las categorías archivísticas, con el fin de implementar de la manera más clara posible, la usabilidad, las características de los documentos y su temporalidad existencial.
- Manejo integral de los documentos:
El manejo integral de la información garantiza seguridad, control y optimización. Dicho manejo es la representación del adecuado acceso a la información, su acceso y su revisión. Todo ello desde su creación, hasta su disposición final.
- Identificación de documentos de apoyo para el centro administrativo:
Cuando se hace el reconocimiento de la estructura empresarial se identifica eficazmente la evolución de la información y su ubicación descentralizada en el desarrollo de la empresa. Es decir, el conocimiento ayuda a la identificación de información que puede ser la base de las múltiples actividades administrativas.
Las Tablas de Retención Documental como instrumentos archivísticos, garantizan el correcto manejo de la información y da el primer paso hacia la aplicación de la gestión documental.
Características de una Tabla de Retención Documental
Las Tablas de Retención Documental contribuyen al buen funcionamiento de las estrategias relacionadas con la gestión documental, esto se ve reflejado en:
- Producción documental de la mano de los procesos administrativos.
- Optimización de la tramitología documental.
- Aplicación de estrategias de gestión documental.
- Conocimiento de la estructura empresarial.
- Eficacia y eficiencia.
- Organización y control.
- Revisión y actualización de los documentos.
- Actualización de los estados de cambios y de archivo de los documentos.
- Identificación de los documentos y su vigencia en el tiempo.
- Reconocimiento de las estructuras de archivo.
- Priorización de la información desde los procesos administrativos.
- Prevenir el uso y manejo incorrecto de los documentos, sin importar su formato de consulta.
De esta manera, las características de las Tablas de Retención Documental se centran en su estructura funcional. Así, se determina la tabla como un documento plantilla en el que se especifica el manejo y categorización de los documentos.
Para poder empezar el diligenciamiento de la tabla es necesario realizar una revisión, evaluación, organización y descripción de los documentos, con el fin de asignarlos correctamente en las series establecidas.
Para ello se ejecuta:
- Revisión y análisis preliminar de la empresa, estructura organizacional y nivel de producción documental.
- Análisis y categorización de la información.
- Elaboración de la Tabla de Retención Documental.
De igual modo se requieren insumos e información básica para la realización de las tablas, como lo es:
- Creación de dependencias y cargos.
- Creación de cuerpos colegiados y grupos de trabajo.
- Cambios en la estructura organizacional (organigramas).
- Creación de cargos.
- Creación de sedes, manuales y procedimientos.
Estructura de las TRD
La estructura general de las TRD se compone de una serie de elementos que permiten detallar la disposición y las especificaciones de cada documento, así que presta atención.
- Código: especifica la ubicación y la familia a la que pertenece el documento.
- Series y tipos documentales: permite identificar el tipo de documento y la categoría a la que pertenece, por ejemplo:
Serie: administrativa.
Tipo: acta, acuerdo, resolución.
- Retención y disposición final: establece el ciclo de vida del documento y su ubicación de manejo, la cual puede ser: archivo de gestión, archivo central o archivo histórico (si aplica).
- Soporte: si el documento está en físico o en electrónico
- Procedimiento: descripción de lo que se realizará con el documento una vez haya cumplido su ciclo de vida.
¿Cómo usarla?
Para poder llevar a cabo una Tabla de Retención Documental en tu empresa es necesario reconocer la estructura orgánica y funcional de la organización y de las distintas divisiones que la componen. Esto permite la identificación de las series, tipologías y categorías de los documentos que permiten identificar la relevancia de cada uno dentro de la empresa.
Una vez establecidas y reconocidas las estructuras de la organización, se delimitan los tiempos de conservación, los cuales son planteados desde la relevancia del documento, su valoración para los procesos administrativos, las normas, leyes o reglamentos internos y de las conclusiones de los gestores documentales.
Hay que tener en cuenta que el tiempo de retención establecido debe cumplir con las necesidades de la empresa, de igual modo, se debe asesorar a los empleados por medio de guías explicativas, con el fin de que todos los usuarios involucrados en la producción documental, tengan conocimiento del manejo de las tablas de retención documental y así, mantener la estrategia de manera generalizada para evitar fugas de información y retención innecesaria.
