El uso de instrumentos archivísticos no solo hace a tu empresa más funcional, sino que también ayuda a mantener regulada la producción de documentos y su disposición a través del tiempo. Uno de los más usados (y necesarios), es la Tabla de Retención Documental. Presta atención, porque te contaremos 5 funciones importantes de esta herramienta.
La correcta organización de las diferentes actividades que se ejecutan a diario al interior de una empresa, permite que el flujo de trabajo, el control de los procesos y demás factores, se mantengan en las mejores condiciones. Esto se puede alcanzar por medio de una excelente aplicación de las bases de la gestión documental, la cual nos provee de estrategias y herramientas de gran utilidad para alcanzar los objetivos de orden, selección y control. Las Tablas de Retención Documental son tan solo uno de los instrumentos más ejecutados por su función central, relacionada a la administración de la información y su mantenimiento a través del tiempo.
Video: Beneficios de las tablas de retención documental
Te puede interesar: ¿Qué son las Tablas de Retención Documental?
¿Por qué es importante el uso de Tablas de Retención Documental TRD?
La producción de documentos es por momentos una actividad normalizada, lo que hace que algunas empresas no sean del todo conscientes del nivel prioritario que esto representa para el desarrollo y los controles de calidad de la organización. Verás, con cada documento que se crea, se está dejando registrada información de relevancia.
Contratos, convenios, estados financieros, protocolos, negociaciones y procedimientos, los cuales quedan consignados en formatos electrónicos o físicos que posteriormente ensancharán la lista de almacenamiento, aun así, esto no significa (del todo) un buen manejo de la documentación. Por ejemplo, te has preguntado por cuánto tiempo deberías mantener los documentos en el archivo y mejor aún, ¿qué hacer con ellos luego de que su ciclo de vida acabe?
Las anteriores cuestiones son despejadas por medio del uso de Tablas de Retención Documental, las cuales te ayudarán a establecer los tiempos, destinos y disposiciones de la información a medida que pase el tiempo y, teniendo como eje, la prioridad de ésta para la empresa.
En sí, las TRD son un instrumento que permite la relación de los documentos, por medio de un listado desarrollado en series, en el que se tipifican los documentos y se determina su permanencia desde su creación hasta su disposición final.
Funciones de las Tablas de Retención Documental
-
Manejo de la información:
Para llevar a cabo la ejecución de una Tabla de Retención Documental se exige el total reconcomiendo de los documentos, su clasificación y su relevancia empresarial. En este punto de desarrollo, empezarás a notar como el manejo de la información se hace más fluido y estandarizado, lo que hace que el reconocimiento de la estructura organizacional sea más enfático y útil.
-
Control y acceso a los documentos:
Cuando se identifican las categorías y tipologías documentales, se logra una homogenización de las matrices de archivo. Esto permite un mejor orden y así un mayor control de lo que se produce, su ubicación y su disposición. En sí, se conoce a profundidad la estructura de la información y su incidencia en los procesos de la empresa.
-
Selección y conservación:
El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es la realización optimizada de las categorías archivísticas de los documentos, con el fin de establecer matrices que dejen claras las prioridades de la información, su usabilidad y su relevancia a través del tiempo. De esta forma se especifican no solo su categoría documental, sino que también el tiempo que el documento estará en archivo y finalmente, los procesos que se deberán llevar a cabo cuando el tiempo de su ciclo de vida finalice.
-
Manejo integral:
Cuando la documentación es revisada, gestionada y seleccionada, se está haciendo un amplio trabajo en pro de un correcto manejo de la información, esto hace que la seguridad de los documentos sea mucho mayor, su acceso y ubicación sea más fácil y su archivo más optimizado.
-
Identificación de documentos de apoyo:
Como se mencionó en puntos anteriores, para realizar un buen uso de una Tabla de Retención documental, es necesario conocer a profundidad la estructura organizacional de la empresa, sus divisiones y tipologías. Esto contribuye a que se identifique con mayor facilidad, aquellos documentos que pueden ser de utilidad administrativa.
Te puede interesar: 5 consejos para mejorar la gestión documental en tu empresa.
Recuerda que la gestión documental abre todo un abanico de posibilidades, a fin del desarrollo y la evolución de los proyectos de cualquier empresa. Así que, si deseas conocer más sobre este instrumento archivístico y la forma en la que puedes aplicarlo en tu empresa, no dudes en contactarnos.
En ATS Gestión Documental podremos brindarte la mejor asesoría.
