Los documentos son la historia de una empresa, la base para investigaciones, guarda sus secretos y habla de sus fortalezas. Por eso, millones de compañías a nivel mundial buscan formas de conservar y preservar esta valiosa información. Pero, como bien sabes, el papel es finito y se deteriora con el paso del tiempo.
La conservación de documentos digitales es una excelente herramienta para la preservación de información sensible, importante y que podría ser requerida luego por la compañía. Una solución tecnológica simple, pero, que si no se deja en las manos adecuadas, puede convertirse en un gran dolor de cabeza.
No debes olvidar que la información digital es más fácil de alterar que la física y, aunque esto es una gran ventaja, requiere aún más cuidados.
La digitalización de documentos de papel, al contrario de lo que pudieras pensar, no ha simplificado el proceso de archivarlos y almacenarlos. De hecho, en la actualidad, casi toda la información viene en medio digitales.
Este factor ha propiciado que se produzca una inmensa cantidad de información muy compleja de organizar por relevancia, edad y tema tratado. Por eso, las compañías especializadas en esta área siguen unos pasos determinados. Cumpliendo una serie de normas, te garantizan la correcta organización y preservación de estos datos.
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Todo un proceso
Los motores de búsqueda son herramientas esenciales dentro de este procedimiento. Aunque cada día aparecen más sistemas, saber organizar la información es una fuente de ventajas competitivas.
Dentro de los pasos que se deben seguir en el momento de llevar a cabo la conservación de documentos digitales en medios magnéticos, estos son los más importantes:
1. Establecer un protocolo sobre cómo organizar la información digital: Son básicamente las “reglas de juego” con las que se determina cómo nombrar carpetas, bajo qué categorías se deben organizar (fecha, tema o nombre), si se utilizarán subcarpetas, etc.
2. Copias de seguridad: Este paso es vital dentro del proceso de archivo. Hoy en día, no estamos exentos de accidentes o ataques informáticos (virus, ransomware, etc.), por lo que debemos realizarlas de forma periódica.
3. Espacio seguro: Dentro de todo el proceso de custodia de documentos, es importante resaltar que hemos de efectuarlo en bóvedas de seguridad alejadas de magnetismo que pudiese borrar la información. Estamos ante un tema muy serio, por lo que debe ser tratado como tal.
4. Utilización: Luego de saber que nuestros documentos están correctamente organizados y custodiados, es importante que conserven estos atributos a lo largo del tiempo. Estos han de ser auténticos, fiables y estar a nuestra disposición.
5. Conservación: No todos los documentos deberán estar disponibles de forma inmediata. A medida que pasa el tiempo, alguna información se vuelve obsoleta, aunque recuerda que también ha de guardarse. Este paso certifica que, a través de varios procedimientos, la información quedará debidamente clasificada y organizada hasta que la necesites.
Todo es más sencillo, aunque no lo parezca
Como has podido comprobar, la vigilancia de los documentos digitales en medios magnéticos es de vital importancia para tu compañía, ya que de ello depende la historia, el fruto del saber y el mismo patrimonio cultural de la empresa.
De acuerdo a la Unesco: “El enorme tesoro de información digital producida hoy día en prácticamente todas las áreas de las actividades humanas y concebida para ser consultada con computadoras podría perderse si no se elaboran técnicas y políticas específicas para su conservación”.
Así pues, no olvides que un óptimo acceso a la información mejorará la toma de decisiones y te ahorrará mucho tiempo. Desde ATS Gestión Documental, estaremos encantados de ayudarte.
