¿Sabías que el correcto manejo de los documentos electrónicos puede hacer la diferencia en los índices de eficacia en tu empresa? Verás, con el crecimiento constante y paulatino del uso de las tecnologías de la información, no suena nada descabellado que cada vez sea más importante la conservación y administración de la información, desde un proceso enfocado en la digitalización de los documentos. Presta atención.
Cada día al interior de nuestras empresas, las distintas actividades administrativas nos llevan a la creación de diferentes tipos de documentos, los cuales irán alimentando progresivamente los archivos y almacenamientos empresariales. Es aquí en donde la gestión documental adquiere su relevancia y protagonismo, ya que se ha demostrado que el buen manejo de la información aumenta los índices de eficacia y eficiencia al interior de las empresas, pues se ahorra considerablemente en tiempo y recursos, en especial para el tratamiento de los documentos en físico. De esta manera, ¿cuál es la salida que les queda a las empresas? Sencillo, la implementación de archivos electrónicos.
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Los archivos electrónicos se han visto en aumento debido las ventajas que ofrece su implementación. El mundo ha avanzado y cada vez es más común escuchar sobre documentos en la nube, metadatos y digitalización, esta última ha sido una de las herramientas magnánimas de la gestión documental, ya que abrió la puerta a la evolución de los formatos análogos en pro del desarrollo, seguridad y control de la información producida y recibida por las empresas. Pero antes de que ahondemos en este asunto, veamos lo que es un archivo electrónico:
Se conoce como archivo electrónico a las herramientas digitales que permiten el almacenamiento conjunto de forma electrónica, de aquellos documentos que han pasado por un proceso de digitalización, lo cual permite y garantiza disponibilidad, seguridad, accesibilidad y conservación a lo largo del tiempo.
De esta manera podemos decir que, los archivos electrónicos en la gestión documental, son los espacios digitales en donde se lleva a cabo todo lo relacionado con el almacenamiento, revisión y control de la información.
¿Cuál es la finalidad de los archivos electrónicos?
Hay que recordar que los archivos gestión documental tienen como objetivo garantizar el acceso, almacenamiento, conservación y depuración de los documentos, teniendo siempre como base las necesidades, prioridades y objetivos empresariales, organizacionales e institucionales. Lo anterior ceñido a las normas actuales y vigentes. En este orden de ideas, los archivos electrónicos igualmente apuntan a dichos propósitos y fundamentos; así mismo contribuye a:
- Disminuir todos costos relacionados al almacenamiento físico, fotocopias, impresiones y demás.
- Reducir del tiempo empleado en la búsqueda y recuperación de la información.
- Reducir el tiempo de consulta y demás tareas de archivo.
- Facilitar y garantizar el acceso a los documentos, con agilidad; gracias a los procesos implementados en los archivos electrónicos para la localización y control de los mismos.
- Normalizar, regular y estandarizar las formas de manejo de la información y los formatos de creación, edición, gestión y conservación.
- Consolidar el desarrollo y ejecución de estrategias asociadas a la gestión documental, en pro de la transparencia y acceso a la información.
- Controlar la producción y depuración documental en poco tiempo.
- Mejorar los tiempos de gestión y tramitología documental.
- Garantizar la seguridad de acceso y eliminación de los documentos, dependiendo de la información recopilada en los procesos de gestión documental y en su categorización.
- Monitorear el flujo de producción documental.
Recuerda, la gestión documental va de la mano con los avances tecnológicos y la globalización digital e informativa del mundo, por lo que se ha apropia de estrategias de almacenamiento más amigables con los procesos administrativos de las empresas, la implementación de normas y leyes, y la evolución organizacional.
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Crece junto a tu empresa, efectúa procesos de digitalización de documentos y de archivos electrónicos y en la nube, contribuye al mejoramiento del uso de recursos y de disposiciones laborales y ve como los índices de gestión de calidad aumentan.
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