La digitalización documental consiste en pocas palabras, en pasar los documentos físicos a formato digital.
Son varias las razones que nos llevan a implementar este proceso en nuestra empresa. Empezando por el ahorro del espacio, la necesidad de encontrar la información que deseamos con solo un clic o escribiendo un par de palabras en el buscador, y el fácil acceso a nuestra información desde cualquier lugar.
Gestionar de manera efectiva la documentación empresarial conlleva una gran carga laboral, por ello, vemos con suma importancia obtener todo el conocimiento posible sobre la digitalización de archivos. Aunque el proceso pueda acarrear esfuerzos no contemplados, que una vez realizados suponen una ventaja competitiva al hacer nuestra información accesible. Por ello, a continuación, revisaremos algunos conceptos de interés:
¿Qué es la digitalización de archivos?
Se trata de la transformación de un documento físico a un formato digital, que no solo se usa para documentos escritos, también se pueden digitalizar fotografías, música, diapositivas, entre otros.
¿En qué consiste el proceso de digitalizar?
Una vez seleccionados los documentos a digitalizar, se llevan al escáner, luego se agrupan junto a otros datos relevantes del archivo (metadatos), y finalmente se almacenan según la estructura y el programa que elegimos con nuestro proveedor. Cabe aclarar que para obtener excelentes resultados, es necesario contratar los servicios de un experto en la digitalización de archivos.
Entre las diferentes ventajas de digitalizar encontramos, entre otras, mejorar la productividad de la empresa a través del uso racional de la documentación. Si tenemos documentación en digital, tendremos la seguridad de que nuestra información puede ser utilizada, recuperada y explotada en el seno de la empresa. Si hemos trabajado siempre nuestros documentos en papel, podemos revisar la transformación de nuestro modus operandi de análogo a digital. Esto no pasa de ser muchas veces un trámite más.
Imaginemos que nuestra empresa pertenece al sector inmobiliario, seguramente tendremos un salón repleto de archivadores llenos de documentos en papel. En algunas ocasiones será necesario consultar dicha información, como pueden ser antiguos estudios sobre suelos y espacios, sentencias jurídicas sobre proyectos anteriores, etc. En un caso como este tener la información digitalizada, es decir, organizada, puede ser una gran ventaja que implique dar una respuesta más eficaz a nuestros clientes, resolver los comités en menor tiempo o generar informes más completos.
Tomé la decisión de digitalizar mi información ¿Qué debo hacer?
Lo primero que debemos hacer para empezar el proceso, es seleccionar qué documentos necesitamos digitalizar y de cuales documentos podemos prescindir y por lo tanto eliminar.
Lo segundo es elegir la estructura de nuestro archivo digital, es decir, de qué manera queremos que quede organizada nuestra información, qué aspectos debo tener en cuenta para que nuestros archivos sean fáciles de encontrar en el momento de realizar las búsquedas. Esta información es importante a la hora de elegir el programa o el proveedor con el que vamos a trabajar.
Un aspecto muy importante a tener en cuenta son las facturas. Debemos tener clara la norma que emite la DIAN sobre las facturas electrónicas, sobre la firma digital, el plazo que debemos cumplir en conservar las facturas en físico y demás requisitos que nos exige la ley.
Te puede interesar: Consejos para organizar mejor tus documentos digitales
De manera concreta podemos decir que, digitalizando nuestro archivo, obtendremos seguridad, ya que este puede estar protegido y así reducimos el riesgo de pérdida o el hurto de la información. Podremos acceder a nuestros documentos desde dispositivos móviles, debido a que cada día existen más empresas en las que parte del personal trabaja de manera home-office; de igual modo, aportamos en la conservación del medio ambiente, reducimos gastos de impresión, ahorramos en los costes de mantenimiento del archivo físico, y en medida muy importante protegemos nuestros documentos evitando su deterioro con el paso del tiempo.