¿Cuál es la diferencia entre una Tabla de Retención Documental y una Tabla de Valoración Documental?

¿Conoces las diferencias entre las TRD y las TVD? Si no es así descuida, aquí te explicaremos en qué radican sus similitudes y te aclararemos sus funcionabilidades dentro de los procesos de gestión documental, para que les puedas sacar el mayor provecho.


Los instrumentos archivísticos son herramientas que contribuyen en gran medida al reconocimiento documental de una empresa, su nivel de producción de información y la relevancia que ésta tiene en las distintas áreas que la componen. Dentro de los instrumentos más conocidos y utilizados se encuentran las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD), ambas comparten varios puntos, pero sus diferencias permiten el correcto funcionamiento de las estrategias documentales que se plantean a lo largo de la gestión.

Es entendible que exista confusión en torno a las tablas anteriormente mencionadas, ya que comparten puntos de funcionamiento y de propósito. Así que toma nota, porque te ejemplificaremos esos puntos clave que nos ayuda a definir el objetivo central de cada una.

Para empezar, vamos a definir cada una de las tablas:

  • Tabla de Retención Documental (TRD):

    Es un listado por series que ayuda a la asignación de categorías y tipologías documentales. Es decir, define el centro de producción de la información de cada documento, lo organiza en la categoría que le corresponde y define, según su relevancia, el tiempo de permanencia en las diferentes etapas y archivos de la empresa, concluyendo con la descripción de su disposición final al cumplir el ciclo.

  • Tabla de Valoración Documental (TVD):

    Es un listado de análisis y categorización del fondo de acumulación documental, esto por medio del establecimiento de pautas de prioridad según los valores históricos, fiscales y de administración. Lo anterior ayuda a delimitar el tiempo de permanencia de los documentos al interior de la empresa y el proceso a seguir, al momento de la finalización de su ciclo de vida.

Diferencias entre las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental

Como lo vimos en los conceptos anteriores, la gran diferencia radica en el manejo y el análisis de la información para su clasificación. Esto se ve reflejado en:

  • Revisión de la información:

    En este punto se hace énfasis en los principios que se tienen en cuenta a la hora de establecer el orden de la información en las respectivas tablas.

    TRDTVD
    • Relevancia legal y estructural de la información.
    • Organigrama empresarial.
    • Funciones de cada división y área.
    • Se hace uso del diagnóstico de archivo.
    • Volumen de la documentación.
    • Gestión de almacenamiento.
    • Estado de la información y relevancia de la misma.
  • Producción documental:

    Aquí se revisa el origen y relevancia de la información en los procesos de categorización y gestión documental.

    TRDTVD
    • Unidades documentales.
    • Nivel de trámite y usabilidad de la información.
    • Valores primarios y secundarios.
    • Disposiciones y relevancia legal, estructural y organizacional de la información.
    • Nivel de relevancia para las divisiones y áreas de la empresa.
    • Estructura organizacional.
  • Categorización de la información:

    Basados en la información recolectada se establecen las categorías y los tiempos de permanencia en los archivos.

    TRDTVD
    • Reconocimiento y organización por series, subseries y tipologías documentales.
    • Valores documentales.
    • Clasificación por medio de listas y códigos.
    • Revisión de la estructura organizacional, sus funciones y su nivel de producción documental.
    • Clasificación por importancia en los procesos y actividades empresariales.
    • Agrupación de la información por características comunes, que lleven a la creación de series documentales.

 

Como puedes notar, las Tablas de Retención Documental son las que permiten entrever las series y categorías a las que corresponde cada documento, por medio de una revisión de características comunes. Por su parte las Tablas de Valoración Documental se enfocan en el análisis de la producción documental y en su relevancia en la estructura empresarial, con el fin de establecer de manera enfática los tiempos de permanencia en los archivos respectivos.

¿Qué dice el Archivo General de la Nación?

Según el Acuerdo 039 de 2002 del AGN en su artículo 2, se estipula que las TRD se deben elaborar para establecer la disposición de los documentos sin importar su formato, en cambio las TVD se deben elaborar las categorizaciones desde y para los fondos documentales acumulados.

De este modo podemos concluir que ambas tablas cumplen una función crucial para la consecución de metas relacionadas a la gestión documental, ambas se complementan y ambas se desarrollan en pro del control de la producción de información de la empresa.

Así que, si deseas mayor información sobre instrumentos archivísticos y de las ventajas que puede recibir tu empresa con su implementación, no dudes en contactarnos.

 

En ATS Gestión Documental, estamos para brindarte la mejor asesoría.

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