A diario las empresas generan diferentes tipos de documentos, ya sean físicos o electrónicos. Esto va aumentando el volumen de información, lo que hace que se pierda el control sobre la misma; es por ello que se emplean instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención Documental. ¿Cuál es su función y qué ventajas representa para la empresa?, lo veremos a continuación.
Las Tablas de Retención Documental o TRD, hacen parte de los varios instrumentos archivísticos que permiten el correcto manejo y control de la información. Estos instrumentos le ayudan a la empresa a determinar el tiempo de conservación de los documentos y su disposición final.
Video: Beneficios de las tablas de retención documental
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El uso de las TRD en las empresas no solo representa un manejo adecuado de los documentos, también ayuda a categorizar los tiempos de vida útil de la información, sin importar si se encuentra en formato físico o electrónico, pues su finalidad es optimizar los procesos de administración de los documentos y su custodia.
Las Tablas de Retención Documental le permiten a la empresa definir el tiempo de conservación de los documentos y lo que debe realizarse al momento de que la conservación ya no sea necesaria.
Dentro de las funciones de las TRD están:
- Controlar y especificar el ciclo de vida de los documentos.
- Listar las series y tipos de documentos.
- Asignar el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de la información.
- Establecer y clasificar los documentos y su necesidad e importancia en la empresa.
Hay que tener en cuenta que, en el marco legal, el uso de este tipo de instrumentos garantiza el correcto manejo de la información, por lo que, en las organizaciones públicas, como aquellas privadas que cumplen funciones públicas, es obligatorio su uso.
¿Cómo elaborar una TRD?
Para poder llevar a cabo la realización de una Tabla de Retención Documental, es necesario conocer la estructura orgánica y funcional de la empresa. Esto ayuda a comprender y a identificar las series, los tipos y las categorías de los documentos y su relevancia dentro de cada proceso.
Una vez establecidas las estructuras se delimitan los tiempos de conservación. Dichos tiempos pueden ser establecidos por normas, leyes o reglamentos internos, así como por los gestores de la documentación.
Hay que tener en cuenta que el tiempo de retención debe cumplir con las necesidades de la empresa, por ende, es necesario entender al detalle todo lo concerniente al manejo de la información en su interior. Además, una vez realizadas, deben ser difundidas junto con una guía explicativa para que los usuarios puedan acceder a ellas con facilidad.
Beneficios de las TRD
Dentro del proceso de gestión documental el llevar a cabo estrategias que permiten establecer un orden y una prioridad en el manejo de la información, ayuda a optimizar tareas, mejorar la eficacia y contribuir al mejoramiento continuo de la empresa. Por ello las ventajas de hacer uso de las TRD son:
- Fácil manejo de la información.
- Correcta administración de la producción documental.
- Administración eficaz y eficiente.
- Control de acceso a la información.
- Garantiza la conservación de los documentos, según su importancia.
- Permite el manejo integral de la información.
Las TRD son instrumentos que ayudan a entender las bases documentales de la empresa, lo que facilita el control del volumen de crecimiento de la información, priorizando, clasificando y administrado eficazmente todo lo concerniente a los documentos.
Si no se conocen los tiempos de los ciclos vitales de los documentos, no se puede llevar a cabo un proceso de gestión eficiente.
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Una empresa organizada y en control total de las tareas que en ella se ejecutan, es una empresa destinada a crecer. Así que si deseas mayor información sobre éste y otros instrumentos archivísticos que puedes llevar a cabo en tu empresa, no dudes en contactarnos.
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