La digitalización documental se hace con el fin de gestionar de manera eficaz nuestra documentación empresarial, de ahorrar en costos económicos, operativos y de implementar en nuestra empresa las nuevas tecnologías.
Una vez tomamos la decisión de transformar los documentos físicos a formato digital, debemos tener de manera clara, cuáles con los requisitos mínimos que necesitamos para empezar el proceso de digitalización documental. A continuación, revisaremos aquellos que necesitamos para hacer nuestro proceso de manera más eficaz:
Alistamiento:
- Registrar en la base de datos el inventario de cada expediente con los metadatos descriptivos definidos anteriormente de acuerdo a cada serie documental.
- Los documentos que deben ser eliminados del proceso de digitalización, se retiran del expediente, no sin antes dejar registro de los mismos.
- Se debe marcar los folios antes de empezar y en el caso de presentarse una inconsistencia, volver a foliar y dejar una respectiva constancia.
- Así mismo debemos eliminar los materiales que no hacen parte de la documentación, eliminar metales y hacer descontaminación biológica puntual con contaminación biológica activa.
- Unir rasgaduras y fragmentos de soporte que no superen los diez centímetros de largo.
- En el caso de que se presenten deterioros más graves se hará una fotocopia, para usarla en el escáner, o en su defecto para no causar daño, se puede usar un escáner de cama plana.
Captura:
- Para la captura digital se debe usar un escáner automático que cuente con una resolución entre 300 y 600 dpi.
- Se puede digitalizar a 300 dpi para los documentos en perfecto estado e ir aumentando con base al deterioro que presenten los documentos.
- Los documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en equipo de matriz de punto o impresos sobre papeles de colores se escanean es escala de grises.
- Los documentos que presenten información relevante en colores, deben escanearse a color.
Identificación:
- La identificación de imágenes por foliación, expediente documental, subserie documental y serie documental debe hacerla el proveedor.
Control de calidad:
- También está a cargo del proveedor hacer el control de calidad al 100% de las imágenes, para poder garantizar la integridad de la imagen.
- Garantizar la lectura normal y total de los documentos en tamaño 100%.
- Todos los detalles capturados deben tener completa legibilidad, ejemplo: el menor tamaño de fuente para el texto, claridad de los signos de puntuación, incluidos los decimales.
- Debe haber integridad en los detalles, ejemplo: no se aceptan caracteres interrumpidos o de fracciones que falten en las líneas.
- El tamaño debe ser exacto a los documentos en papel.
- No debe tener puntos ni rayas que afecten el documento original.
- No debe haber escáneres que presenten el documento original incompleto.
- La orientación de la imagen digital debe ser apta para lectura humana.
- La densidad en las áreas negras debe ser firme.
- Ningún escáner debe ser muy claro ni muy oscuro, comparado con el documento en papel.
- Ninguna imagen debe estar borrosa ni tener sombras.
- Los formatos que tienen fines de consulta y/o difusión deben ser en PDF/A, jpg, jpeg, jpe, jpeg2000.
- No debe contener imágenes torcidas.
Conoce más sobre: Guía sobre la digitalización de documentos.
Almacenamiento:
- El proveedor debe cargar las imágenes digitales o los metadatos con la información referencial en el software para la copia de conservación o de seguridad.
Tiempo de ejecución:
- La entidad prestadora del servicio debe informar el tiempo de ejecución.
Metadatos:
- Se debe incluir entre dos y diez metadatos descriptivos, según las características de los documentos.
- Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.
Por último, no olvidemos que cada día son más las empresas que se unen a esta práctica llena de beneficios para las medianas y grandes compañías, tanto en el afán de cumplir la norma como en el de incursionar cada vez con más fuerza en el mercado empresarial.
