¿Después de llevar a cabo una eliminación de documentos puedo recuperar algunos que, por error, hayan sido incluidos? Esa es una de las dudas más recurrentes ante este procedimiento de gestión documental. Por ello, a continuación, te explicaremos en qué consiste la eliminación, y te diremos si puedes o no, puedes rescatar la información.
La eliminación de documentos es una de las bases para mantener de manera lógica, estandarizada y accesible los archivos existentes en tu empresa. Esto incide directamente en la optimización de los recursos y de la información de relevancia; sin embargo, requiere de un total control y revisión previa para no perder datos de utilidad. Las normas actuales definen la eliminación de documentos como un procedimiento que debe tener una total preparación, ya que es definitivo y concluyente en el ciclo de vida de la información.
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Entonces no, querido lector… no puedes recuperar ningún documento que haya sido eliminado.
Para evitar que esta situación se presente y para no poner en peligro la información relevante y de utilidad de tu empresa, deberás tener en cuenta lo siguiente:
1. La relevancia de tener un equipo de trabajo experto:
La gestión documental tiene varios servicios y puntos de control en su haber, entre ellos está la organización y categorización de la información y de los documentos en archivos. Para poder ejecutar dicha actividad es necesaria la participación de un equipo de trabajo calificado, el cual deberá establecer la relevancia de la información, su ciclo de vida y su disposición final.
Si el equipo no cuenta con las características necesarias, es probable que la codificación, almacenamiento y tratamiento de los documentos no se desarrolle con la objetividad y precisión necesaria.
Hay que tener en cuenta que la gestión documental y todo lo que la engloba genera en la empresa un impacto directo en los niveles de productividad y de optimización tanto de la producción de información, como de los protocolos que se deben seguir para mantener los índices de organización y seguridad informativa. Para llegar a tal punto es necesario el acompañamiento de un equipo profesional, el cual da los pilares para poder establecer puntos de control, revisión y selección.
Para la eliminación de documentos, los primeros pasos de revisión siempre serán los más cruciales, ya que en ellos se va determinando el primer filtro de utilidad, relevancia, tipo de almacenamiento y ciclo de vida de la información.
2. Hacer una revisión al detalle de la información:
La gestión documental siempre va de la mano con el análisis y la revisión de todos los documentos a fin de garantizar una correcta valoración y destinación. Cuando se hace una revisión exhaustiva se está contribuyendo a una administración correcta y estratégica.
En el caso de la eliminación de documentos, es necesaria desde el inicio del proceso hasta el final, ya que la determinación de que un documento deberá ser destruido tendrá que contar con los soportes necesarios, en los que se compruebe las razones por las que fue establecido como un elemento informativo innecesario en el almacenamiento.
Hay que tener en cuenta que la eliminación de documentos deberá quedar registrada en acta, la cual describirá cabalmente, el proceso y el listado de los documentos que pasaron por dicha ejecución.
3. Hacer un uso adecuado de los instrumentos archivísticos:
La ley 594 de 2000 o mejor conocida como la Ley general de archivos, estipula la obligación del uso y seguimiento de instrumentos archivísticos, los cuales permiten determinar la serie, tipología y categoría documental, así como los pasos a seguir en cada una de las etapas de los ciclos de vida del cada documento.
Los instrumentos son:
- Tablas de valoración documental TVD.
- Tablas de retención documental TRD.
- Cuadros de clasificación.
Sin la correcta administración de estos instrumentos, la eliminación de documentos empieza a perder certeza y objetividad.
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Recuerda, la eliminación de documentos es uno de los procesos más importantes a la hora de contribuir a la eficiencia del almacenamiento documental. Por lo que ceñirse a las normas y encontrar asesoría especializada puede ser la gran diferencia.
Si deseas mayor información, no dudes en contactarnos.
