Nos encontramos en medio de una crisis global. Para muchos de nosotros, una pandemia de esta magnitud no tiene precedentes. COVID-19 llegó inesperadamente y todavía hay muchas incógnitas. Con la expansión del nuevo coronavirus en todo el mundo, la comunicación efectiva es clave. Ahora más que nunca, necesitamos una forma eficiente de actualizar y distribuir políticas y procedimientos que permitan la continuidad de las actividades empresariales.
En este orden de ideas, la custodia de documentos se ha convertido en una necesidad para las empresas, quienes se pueden enfrentar a un panorama donde la desatención de este aspecto ha podido afectar la eficacia de sus empleados o comprometer la seguridad de sus archivos. Ante esto, en este artículo te explicaremos cómo realizar la custodia documental en épocas de cuarentena.
Conoce la importancia del uso de un software de gestión documental.
Una necesidad
La mayoría de los propietarios de negocios nunca consideran la necesidad de contar con sistemas de gestión de documentos adecuados, hasta que tienen una sala llena de archivos varios o una docena de archivadores que ocupan la mitad de su oficina, o cuando, como ha sucedido en la actualidad, una pandemia en el mundo entero cambia la forma en que venimos trabajando, dejando a los empleados sin documentación y papeles importantes con los cuales trabajar en su casa en medio de la cuarentena, y dejando documentos expuestos en oficinas cerradas y con seguridad dudosa.
Es importante destacar que un número considerable de empleados en todo el mundo se ven obligados a trabajar desde su casa debido a la crisis del COVID-19, y por ejemplo en Colombia el teletrabajo tuvo un incremento del 400% en relación con los dos años anteriores, tal y como se detalla en el portal del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia. Ante esto, hay un gran número de empresas que se han visto en difíciles aprietos para entregarle a sus empleados toda la documentación e información que requieren, para cumplir su trabajo ya sea porque solo la tienen almacenada en formato físico o porque no la tienen categorizada u organizada debidamente.
Cambio de rutina
En este momento, aprovechando la situación de emergencia que se suscitó con el aislamiento, es probable que cientos de entidades no hayan logrado afinar sus sistemas de seguridad de la información, e incluso no hayan podido garantizar el acceso electrónico a documentos necesarios para la toma de decisiones, y muy seguramente debieron enviar personal para consultar los archivos físicos exponiéndolos al contagio, al robo, filtración o pérdida de información. En este punto el reto fundamental que deben asumir los archivistas es doble, por un lado, deben proteger no solo los documentos físicos sino también los documentos electrónicos y garantizar el acceso a los mismos 24/7, sino que también son co-responsables de proteger los derechos de los ciudadanos y garantizar la continuidad del negocio en sus organizaciones.
Por todo lo anterior, la custodia de documentos es un servicio que le permite a las diferentes empresas aumentar los niveles de seguridad y conservación de sus archivos e información en general, por medio de categorizaciones estratégicas y priorización de información.
¿Cómo realizar la custodia de documentos?
1. Determina quién se hará cargo
Al crear e implementar cualquier estrategia, es importante saber quién está a cargo de llevarla a cabo de principio a fin. Para garantizar que todos los documentos y procesos de toda la organización se tengan en cuenta al desarrollarlo, querrás establecer un equipo de proyecto para la supervisión.
2. Evalúa el sistema de archivo actual y determina los requisitos de la estrategia
Una vez que tu organización tenga su equipo establecido, deberán:
- Evaluar el sistema actual de archivo y retención de documentos, tanto en papel como electrónicos.
- Determinar cómo se reciben, procesan, revisan, almacenan y eventualmente purgan o actualizan los documentos en toda la organización.
- Decidir cuál empresa externa de gestión de documentos te acompañará en el desarrollo e implementación de la estrategia. Aprovechar la experiencia de una empresa de software de gestión de documentos puede ser increíblemente útil dada su disponibilidad inmediata de recursos y poder proporcionar software de gestión de documentos electrónicos.
3. Identifica cada documento
Ahora que el equipo del proyecto, unido por una compañía de administración documental, comprende cómo tu organización maneja los documentos, es hora de identificar con qué tipo de documentos están tratando y cómo se usan.
Hacer un inventario identificará qué materiales son:
- Registros
- Materiales de referencia
- Papeles personales
- Copias duplicadas de documentos
- Información del cliente
- Formas
4. Establece procedimientos y requisitos para documentar
Una vez que el equipo haya terminado de hacer su inventario, deberán determinar:
- Cómo se deben almacenar los documentos.
- Cómo se manejarán los borradores, documentos de trabajo y copias de documentos.
- Qué sistema se establecerá para administrar y almacenar documentos: un sistema de archivos físicos, uno electrónico o una combinación de ambos.
5. Prepara la estrategia
Una vez establecidos los puntos anteriores pueden comenzar a elaborar una estrategia. Esta describirá:
- Cómo se recibirán, procesarán, revisarán, almacenarán, recuperarán y eventualmente eliminarán los documentos.
- Si este proceso será estandarizado en toda la organización o personalizado según las necesidades de cada departamento.
6. Purga documentos innecesarios
Una vez que se desarrolla el esquema, es hora de eliminar el desorden y los archivos que solo ocupan espacio y potencialmente causan un riesgo de responsabilidad.
7. Organiza documentos y mantén el proceso
Finalmente es hora de implementar tu estrategia de custodia documentos.
Una vez que todo esté organizado, es importante que los empleados sigan la estrategia y mantengan todos los registros actualizados. Recomendamos que esto ahora se convierta en una política corporativa para que todos tengan el nuevo sistema y todos los activos de la compañía estén protegidos.
Un punto muy importante a tomar en cuenta en medio de la pandemia, es incorporar todas las medidas de seguridad en el momento que el equipo requiera reunirse para llevar a cabo la estrategia, es decir:
- Utilizar tapabocas
- Lavarse las manos constantemente
- Mantener una distancia de más de 2 metros con el resto de las personas
- Hacer procesos de desinfección periódica en el lugar.
- Si es posible utilizar un traje de seguridad mientras se encuentre trabajando en un lugar cerrado.
Conoce las razones por las cuales tener un inventario de gestión documental.
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