La custodia de documentos digitales es una práctica que te permite guardar la información de tu empresa de una manera segura. Si tienes archivos en formato físico, se pueden pasar a digital y organizarlos como tú decidas, todo a partir de una serie de protocolos que garantizarán un buen manejo documental. Hoy hablaremos de los puntos a tener en cuenta a la hora de realizar la custodia de archivos digitales y te enseñaremos cómo realizarla correctamente.
Puntos a tener en cuenta a la hora de realizar la custodia de archivos digitales
1. Debes asociarte bien: Esto es muy importante. Debes contactar con una empresa que te brinde la seguridad necesaria para que tus archivos estén totalmente protegidos. Recuerda que pasarán de ser físicos a digitales, y se eliminará todo papel, por eso debes estar plenamente convencido de que estarán seguros y no correrás riesgo de que se pierdan o borren. Puedes hacer este proceso hacer tú mismo, pero siempre es mejor contar con especialistas en el tema.
2. Decide los documentos: Debes escoger los documentos a digitalizar y cuáles vas a eliminar porque ya no son de importancia para la empresa; en este paso también vas a definir los tiempos de cada uno, evaluar cuál es la cantidad que tienes y cómo irán ubicados (puede ser por el tipo, por la fecha, por su importancia etc.). Lo más sensato sería que los organizaras todos en una carpeta madre y luego les pongas nombres cortos, los dividas por categorías y en orden alfabético. Con esto permitirás que las búsquedas sean muy fáciles y rápidas.
3. Prepara los documentos: Luego de elegir los documentos que vas a digitalizar y cómo los vas a organizar, llega el momento de prepararlo todo para que el proceso sea exitoso. Debes ver que todo esté correctamente, que no tengas ningún error y que no hayas olvidado nada importante. Si vas a hacer el proceso tú mismo, has de contar con un escáner de excelente calidad, con una buena resolución. Recuerda que es un trabajo muy importante, por lo que las personas que lo hagan deben estar debidamente preparadas.
4. Limpia los documentos: Elimina cualquier cosa que interfiera con el proceso, ya sean ganchos, sobres, clips, etc. Todo debe estar debidamente organizado y listo para la digitalización. Decide en qué formato guardarás los archivos; el PDF es una muy buena opción para manejarlos fácilmente. El tamaño carta es el más recomendado, aunque esto depende de cada caso.
5. Pasar al formato digital: Este es el momento en que se pasarán los archivos que elegiste, por medio de un escáner o tecnología fotoeléctrica. Como te decíamos, tienes que limpiarlo todo y quitar cualquier cosa que interfiera en el proceso. Haz una revisión de que todo esté como decidiste. Si lo haces por ti mismo, dedícale el tiempo necesario, pero recuerda que es un proceso muy largo. Llénate de paciencia y comienza con la tarea.
6. Guarda los documentos: Se pasa a archivar los documentos para su posterior consulta. Tenlo todo muy bien organizado para que este proceso sea más fácil. Si contrataste a una empresa especializada, podrás consultar cada vez que quieras y, en algunos casos, te darán claves de acceso para tu seguridad.
7. Elimina los archivos físicos: Cuando ya hayas hecho todo el proceso, y tus archivos ya estén guardados en formato digital, puedes eliminar los documentos físicos. Con esto liberarás espacio en tu empresa, tendrás más organización, evitarás el deterioro, guardarás solo lo más importante, podrás deshacerte de lo que ya no sirve y tendrás tus archivos protegidos para verlos cuando quieras.
Esos son los principales puntos a tener en cuenta para que la digitalización de archivos se haga de manera correcta. Sigue todos los pasos y tendrás éxito en el proceso.
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