La importancia de la implementación de la gestión documental y de archivo en nuestra empresa, radica principalmente en que ésta apoya los procesos de creación, reproducción, flujo, y destrucción de los documentos físicos o digitales que se producen, entran, transitan o salen de una empresa.
La gestión documental y de archivos es un tema recurrente en el mundo de los negocios, no solo por estar enmarcada en la normativa vigente de cualquier país, sino por que se entiende la gestión documental como una herramienta indispensable para el profesional tratamiento de nuestra información, y como lo hemos dicho en varias oportunidades, la información es la piedra angular de cualquier proceso administrativo, normativo y judicial.
Ahora bien, ¿Qué logramos con la implementación de un sistema de gestión?
- Reducción de costos hasta en un 40%.
- Mejorar la atención y por ende, la satisfacción del cliente.
- Se aumenta la productividad y eficiencia de la empresa y de sus colaboradores, ya que pueden obtener los documentos en menos tiempo de lo habitual.
- Reducción de los espacios de almacenamiento hasta en un 30%.
- Gracias a la acertada trazabilidad del documento, evitamos la pérdida del mismo y de nuestra información.
- Información centralizada y accesible para las personas que requieran los documentos, en vez de que los documentos estén dispersos por toda la empresa.
Razones para implementar la gestión documental
- Servicio al cliente: El control de todos los documentos nos permite saber su estado, ubicación y la persona responsable, mejorando considerablemente la entrega de la información al cliente.
- Productividad: La información centralizada nos permite un aumento en la productividad, debido a que utiliza documentos electrónicos haciendo que la información fluya rápidamente.
- Costos: La gestión documental nos permite reducir la producción de los documentos en medio físico, es decir, la reducción de costos de almacenamiento y administración de archivos. Así mismo el ahorro en costos se incrementa porque reduce de forma notable los costos asociados al uso del papel y a los materiales de impresión, dándonos como resultado:
- Ahorro del 75% del tiempo usado en la búsqueda de los documentos.
- Ahorro del 75% del tiempo usado en el archivo de los documentos.
- Ahorro del 50% en los costos de fotocopiado.
- La capacidad de dar respuesta a los clientes incrementa en el 40%.
- Control de la información: Mantenemos segura la información, puesto que no todos los empleados tienen acceso a los documentos.
- Cumplimiento de la ley: La gestión documental hace de cualquier empresa una organización sostenible administrativamente, cumpliendo con las normas establecidas en la Ley General de Archivos.
- Inmediatez de la información: Logramos hacer llegar la información a quien la necesita en el menor tiempo posible.
- Aumento en la eficacia: La carga laboral disminuye notablemente ya que muchas tareas que antes eran manuales, pasan a ser automáticas, disminuyendo el margen de error.
- Ahorro en espacio: El espacio destinado para el archivo físico se reduce ampliamente, debido a que una parte de la información es digitalizada y la otra pasa por un óptimo almacenamiento de archivo físico.
- Medio ambiente: La gestión documental nos obliga a implementar la digitalización, permitiéndonos el uso eficiente de los recursos y por ende minimizamos el impacto ambiental y maximizamos su viabilidad económica.
Conoce más sobre: ¿Qué pasa si no implemento la gestión documental en mi empresa?
En síntesis, la gestión documental es mucho más que una simple forma de custodiar o conservar los documentos que produce una organización. Se trata de poder acceder a ellos en el menor tiempo posible, extraer de ellos la información necesitada, llevar un seguimiento y que no se convierta solo en el acervo documental de una compañía. No olvides que las empresas prestadoras de servicios de gestión documental cuentan con tecnologías que se adaptan a las necesidades de cualquier empresa.
