Las TRD y TVD son dos de los instrumentos archivísticos más conocidos y poderosos, además de los más utilizados. Dichas herramientas contribuyen a la estructuración de documentos de una empresa, la medida en que genera información y la relevancia de esta en las áreas que la componen. De ahí la importancia de que conozcas más acerca de su funcionamiento.
Significado, funciones y proceso
La sigla TRD significa Tablas de Retención Documental. Esto es un listado de series descrito por la norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que ayuda a la asignación de tipologías y categorías documentales, en donde se le asigna un tiempo de permanencia en el archivo de gestion y archivo central con su respectiva disposición final.
Las siglas TVD se refieren a las Tablas de Valoración Documental; es decir, un listado de series documentales a las que se les asigna un tiempo de permanencia en el archivo central con su respectiva disposición final.
Ahora bien, las Tablas de Retención Documental tienen varias funciones:
- Controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
- Identificar series, subseries y tipos de documentos (lo que es igual a un reconocimiento de la estructura organizacional).
- Facilitar el manejo de los ciclos propios de un documento, así como el tiempo de retención (Conservación) que debería permanecer en cada uno.
- Permitir el reconocimiento de la información según la necesidad y el alcance que esta represente para la empresa.
Asimismo, las funciones de las Tablas de Valoración Documental son fundamentales para la optimización del trabajo. Por ejemplo:
- Guiar a la organización en el manejo de documentos.
- Definir tiempos de retención documental.
- Analizar la correcta conservación de los archivos.
- Garantizar el derecho a la información.
- Favorecer la selección documental.
Además, el artículo 24 de La Ley General de Archivos establece la obligatoriedad de adoptar y elaborar las respectivas Tablas de Retención Documental. En líneas generales, el proceso se divide en cinco etapas:
- Se entregan los requisitos para el proceso de evaluación y convalidación.
- Se revisan las Tablas de Retención y las Tablas de Valoración y se expide el concepto técnico de evaluación.
- Se sustentan a las mismas ante el Pre-Comité Evaluador de Documentos.
- Se sustentan luego en el Comité Evaluador de Documentos.
- Se emite el certificado de convalidación de TRD o TVD.
Con respecto a quién evalúa y valora las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, de esto se encarga el secretario del Comité Evaluador de Documentos o la instancia correspondiente. Se trata una parte elemental del proceso a través de la cual se estudia y tramita la información, que suele ir acompañada de anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración.
En la actualidad, los instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental adquieren un valor para las empresas como un engranaje clave para la trascendencia de las organizaciones.
A través de estas herramientas se estandarizan y estructuran los procesos de Gestión Documental. Porque solo así se le otorga el valor correspondiente a la documentación. Puesto que, como sabes, en mundo donde la información también es poder, la organización y la estructura son imprescindibles.
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