A medida que tu organización progresa hasta convertirse en un negocio establecido, el volumen de documentos en formato papel crece exponencialmente. Para nadie es un secreto que encontrar un archivo crucial de un montón de documentos puede ser una experiencia tediosa y frustrante. Y lo peor, es que perder documentos críticos puede dañar la credibilidad de tu empresa a los ojos de los clientes. Como propietario de una pequeña o mediana empresa, sabes que no puedes permitirte esto.
Aquí es donde entra la importancia de la digitalización certificada de documentos. La cual te garantiza no solo la digitalización y automatización con éxito de todas tus actividades comerciales, sino también un proceso de digitalización documental de calidad con todos los parámetros de seguridad y garantía para los usuarios. En este artículo te explicamos más acerca de qué es la digitalización certificada y como es un garante para un proceso de calidad.
Conoce por qué custodiar la documentación generada en tu empresa.
La digitalización certificada es el proceso que valida ante los entes legales un documento digitalizado. Es decir, todo documento bajo digitalización certificada tiene una validez legal y jurídica, por lo que no todos los documentos digitalizados pueden tener este estatus. Por otro lado, este tipo de digitalización valida la información del documento por medio de una firma digital, la cual asegura la autenticidad de la información registrada.
¿Qué es la digitalización documental certificada?
Cuando se capturan imágenes digitales de documentos en papel, el proceso se llama digitalización de documentos. Las imágenes de los archivos físicos se transforman a un formato digital utilizando un software, o reconocimiento óptico de caracteres; luego se escanean estas imágenes de documentos y se convierten en documentos de texto. Esta conversión inteligente permite buscar documentos con palabras clave relevantes, agruparlas por categorías y muchas más funciones.
De este modo los requisitos de este procedimiento son:
- Calidad de digitalización superior (ya que debe ser fiel copia del documento físico).
- Seguridad del proceso que no permita la manipulación de la imagen.
- Inclusión de la firma digital y la estampa de tiempo.
Funciones de la digitalización certificada
Una de las funciones que ofrece la digitalización certificada es que se encarga de escanear y traspasar a programas no tangibles cualquier documento que posee la empresa. En resumen, es una fiel copia del archivo físico, y permite validar la firma en formato digital.
Por otra parte, la digitalización certificada también le permitirá a la empresa realizar cualquier procedimiento jurídico en las entidades gubernamentales, porque aunque no se encuentre en formato físico, poseen la firma que avala la autenticidad del documento. Al mismo tiempo, permitirá que el proceso sea más rápido y sencillo tanto para la compañía como para la institución estatal.
¿Qué tipos diferentes de servicios de escaneo de documentos están disponibles?
Digitalizar documentos libera tu oficina de papeles no deseados. La digitalización generalmente implica someter documentos físicos a una lente de escáner que captura imágenes digitales de ellos.
Sin embargo, los escáneres básicos de documentos, que se pueden conseguir en cualquier tienda, no son muy útiles. Debido a que son solo imágenes digitales, lo único que puede hacer con ellas es verlas. Una empresa de digitalización de documento certificada puede ayudarte con la digitalización de tus archivos con capacidades adicionales. Cabe destacar que, al realizar este proceso de la mano de una empresa certificada, te permitirá disfrutar de los beneficios de contar con equipos, conocimientos, personal, tecnología e infraestructura necesaria para contar con un proceso de digitalización certificado de calidad. A continuación, te mencionamos las principales características de trabajar de la mano con una empresa de digitalización certificada.
Personas calificadas
Una empresa de digitalización certificada te permitirá contar con un equipo de personas calificadas, que te otorgarán las mejores herramientas para que tu empresa se inicie en el ámbito de las soluciones de automatización de documentos mediante su digitalización. Así mismo este personal calificado podrá capacitar a tus empleados, y puedes garantizar así que los documentos se capturarán correctamente y podrán usar el nuevo sistema de manera efectiva.
Organización
Así mismo, un equipo de digitalización certificada te otorgará la oportunidad de organizar de la mejor manera tú documentación antes de digitalizarse, y escanearla así de la forma más eficiente, agrupando los documentos por tipos o clases, y poder encontrarlos de manera inmediata. A menudo, las empresas crean y administran información y documentos que realmente no necesitan conservar. De esta forma podrás organizar e identificar tus documentos, archivarlos por categorías (contratos, facturas, hojas de datos, propiedad intelectual, entre otros), conocer realmente cuál documentación debes almacenar en papel, e incluso detallar cuál es su valor comercial.
Proceso
Una empresa de digitalización certificada cuenta con los procesos más actualizados y eficaces para escanear tus archivos. Sus procesos son totalmente detallados y automatizados permitiendo así una estrategia de digitalización rápida, exacta y sobre todo, segura. En otras palabras, el proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua.
Tecnología
Las empresas de digitalización de documentos certificadas cuentan con toda la infraestructura y tecnología necesaria para llevar a cabo un proceso de digitalización documental de calidad con todos los parámetros de seguridad y garantías. Este proceso de calidad te asegurará el uso de un buen sistema de gestión documental, el hardware necesario para escanear los documentos digitalmente, un personal capacitado para hacerlo de la manera correcta, y el mejor de los softwares para indexar dicha información.
Toda empresa y organización tiende a manejar y a almacenar gran cantidad de documentos. El dilema radica en que gran parte de las empresas no tienen conocimiento en cuestiones archivísticas, esto hace que los documentos no sean debidamente tratados, lo que genera una acumulación innecesaria.
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De esta manera el proceso de digitalización de documentos a través de una empresa certificada, permite la optimización y la automatización de las diferentes tareas de la empresa. Como hemos visto, esto ayuda a que los estándares de eficiencia y eficacia aumenten.
