La eliminación de documentos debe realizarse correctamente, después de todo, no todos los archivos escaneados pueden destruirse. En el caso de los archivos que contengan información confidencial, estos deben eliminarse siguiendo una serie de parámetros para impedir que una persona ajena tenga acceso a los mismos; logrando así, una gestión documental eficiente.
Te explicamos cómo se realiza la custodia de medios magnéticos.
¿Qué es una destrucción documental certificada?
Consiste en una garantía de que los documentos confidenciales que posee una empresa fueron destruidos de forma total en el procedimiento. Anulando cualquier posibilidad de que la información encontrada en los archivos pueda ser visibilizada posteriormente por otra persona.
Por otro lado, para llevar a cabo una destrucción documental certificada se debe cumplir con una serie de requisitos que varían dependiendo del país. Por ello, muchas organizaciones optan por contratar a otras empresas que se especialicen en la destrucción de documentos.
Estos ofrecen una certificación a la organización de que la eliminación de los documentos fue realizada correctamente y la empresa contratante podrá garantizar que todos los archivos destruidos no podrán ser reutilizados con fines ajenos a la compañía.
No obstante, en el caso de archivos contables, el artículo 003 de 2013, establece en su Artículo 15 que la eliminación de documentos, tanto físicos como digitales, tiene que efectuarse utilizando como base las tablas de retención documental; la cual debe ser aprobada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.
¿Cómo se hace una destrucción documental certificada?
Antes de llevar a cabo una destrucción documental certificada, debes tener en cuenta de que esta tiene que estar sustentada. Principalmente porque una eliminación arbitraria puede generar problemas futuros para la organización.
A continuación, mostraremos los pasos a seguir para la destrucción documental certificada:
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Revisión los documentos
Lo primero que se tiene que hacer es revisar de manera muy detallada el contenido redactado en los documentos. Se debe poner mucha atención a la fecha y a la utilidad presente que tiene el archivo para la organización.
Luego, se debe hacer uso de las TVD y TRD para visibilizar el tiempo de permanencia asignado para el documento. Si a un archivo se le venció el ciclo de vida útil, se debe examinar también el valor primario y secundario del mismo.
El valor primario corresponde a aquellas cualidades que poseen los documentos desde el momento en el que son emitidos; bien sea, fiscales, administrativos, legales o contables. En el caso de los archivos provenientes de entidades públicas, se debe prestar mucha atención a las fechas de retención porque estas pudieran variar según la situación.
Por otro lado, también existen documentos que, a pesar de haber expirado su tiempo de retención, tienen una importancia histórica que puede resultar útil para la organización aún en el futuro, por lo que se opta por conservarlos indefinidamente. Este se conoce como valor secundario y también debe ser evaluado durante la gestión documental.
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Depuración documental
En este paso, la organización ya examinó y evaluó los respectivos documentos y comprobó que ninguno posee valores primarios y secundarios para la empresa. Por lo cual, se procede a eliminarlos totalmente.
- Eliminación documental
En esta etapa, la organización lleva a cabo la eliminación de todos los documentos que hayan finalizado los plazos de retención y que ya no les resulten funcionales. Esta acción tiene que estar sustentada por las tablas de retención y valoración documental; porque estas son las que se encargan de constatar que los archivos ya no posean sus respectivos valores primarios o secundarios.
Por otra parte, esta eliminación no debe realizarse de manera drástica. Antes debe digitalizarse todo el contenido plasmado en los archivos en una base de datos de la computadora (puede ser la nube). Para así tenerlas disponibles en caso de volver a ser necesarias en el futuro.
Una vez hecho esto, es indispensable que la empresa haga uso de máquinas especiales para destruir por completo los documentos correspondientes. Así, se elimina por completo cualquier posibilidad de visibilizar la información plasmada en los archivos, preservando la confidencialidad de los mismos.
Este es el ABC de la custodia de documentos.
Podemos observar que la destrucción documental certificada es un elemento indispensable dentro de la gestión documental con el que deben contar todas las organizaciones. Principalmente porque es el que permitirá constatar que todos los archivos hayan sido eliminados correctamente; impidiendo que la información encontrada en las mismas sea visible para cualquier ajeno a la empresa.
