Gestión documental: ¿Qué es archivística?

Gestión documental: ¿Qué es archivística?

Si haces parte del personal encargado de la administración de los documentos de tu empresa, o si haz cooperado junto con un profesional en el tema, ya habrás notado la cantidad de conceptos que se manejan en la jerga de la gestión documental. Una de las palabras clave a la hora de entender esta labor, es el concepto de archivística. Saca papel y lápiz, porque te explicaremos un poco de que se trata.

La archivística es el estudio teórico llevado a la práctica sobre los principios, procesos y gestiones relacionadas al almacenamiento de los documentos que se producen al interior de las empresas. Su finalidad se centra en que la información logre mantenerse en el tiempo, facilitando su consulta y clasificación.

En sí, podemos decir que la archivística es la base de la gestión documental. Pues, un proceso de gestión no puede concebirse sin principios teóricos claros sobre el correcto tratamiento de la documentación. Es aquí donde un profesional se diferencia completamente.

¿Y la archivística en la era digital?

 

Al igual que la gran mayoría de los saberes, la archivística se ha visto obligada a adaptarse y a evolucionar en pro de un servicio eficiente que permita mantener la memoria histórica de las empresas y entidades. De este modo se garantiza un almacenamiento, conservación y restauración de los documentos de manera confiable, eficaz, oportuna y estandarizada.

Es por lo anterior que se puede decir que los medios digitales se han convertido en aliados de la gestión documental, ya que por medio de matrices de archivo se pueden verificar las categorías y la ubicación de determinado documento, sus detalles y características; de este modo se ha automatizado los procesos, optimizando los resultados de búsqueda y administración.

Archivística y gestión documental, ¿sinónimos?

 

Para los profesionales, ambos conceptos no distan entre sí. Se relacionan, se conjugan y parten del mismo punto: la conservación de los documentos. De esta manera gestión y archivística dependen el uno del otro. Así pues, en el ejercicio del deber nos encontramos con las prácticas propuestas desde la teoría archivística en la gestión documental.

Recuerda, una correcta gestión contribuye al aumento de la eficiencia de tu empresa, a mantener la información en óptimas condiciones y permite el avance constante y el cumplimiento de normas y leyes documentales a nivel nacional. Para el cumplimiento de este último punto, la archivística se vuelve crucial, ya que el profesional contará con los fundamentos para mantenerse al tanto de las normativas existentes.

 

Así que si deseas mejorar y optimizar las formas en las que se lleva a cabo el manejo de la documentación, revisa los puntos de control y contacta a un profesional.

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