Como lo hemos mencionado en nuestro artículo anterior, los instrumentos archivísticos permiten el control, gestión, categorización y manejo de los documentos al interior de las empresas y entidades; uno de ellos es el Programa de Gestión Documental (PGD), así que si deseas conocer más sobre este instrumento, este contenido es para ti.
A diario las empresas y entidades producen y reciben una amplia cantidad de información que debe ser controlada y conservada adecuadamente; esto no solo se debe concebir como una idea, sino que también como una estrategia, ya que con el ingreso de las tecnologías de la información y la implementación de los diferentes Sistemas de Gestión, el mantener los documentos físicos y digitales organizados y codificados permite y contribuye al crecimiento y excelencia de los procesos empresariales.
Es por esto que la administración que hagamos de la información debe ser eficiente y segura, por lo que uno de los instrumentos archivísticos que debes emplear es el Programa de Gestión Documental (PGD).
¿Qué es un Programa de Gestión Documental?
Un Programa de Gestión Documental permite el planteamiento y descripción de un conjunto de actividades que defines para que la información que manejes en tu empresa se encuentre organizada y oportuna. Estas actividades son de tipo técnico y administrativo y se definirán según las características y necesidades de cada empresa.
Lo que se busca con la definición del programa, es hacer una gestión de todos los documentos e información existentes, desde su origen hasta su disposición final. Las etapas que este instrumento permite controlar a nivel documental y archivístico, son:
- Producción.
- Recepción.
- Distribución.
- Trámite.
- Consulta.
- Conservación.
- Disposición final.
Si analizas bien estos procesos, se te facilitará el uso y el mantenimiento adecuado de los documentos, y así podrás precisar unas actividades estándar para el manejo de cada uno de ellos, obteniendo así, un registro de toda la información para un fácil acceso.
De esta forma los Programas de Gestión Documental permite establecer planes para acceder, gestionar y describir la información y datos pertinentes, tales como el lugar de ubicación, si la conservación es física o digital, por cuánto tiempo deberá mantenerse, quién tiene acceso a los documentos, quién puede modificarlos, etc.
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Beneficios del Programa de Gestión Documental
Como lo mencionábamos anteriormente, el Programa de Gestión Documental facilita el planteamiento de parámetros, información y actividades relacionadas a los documentos, control documental y funciones archivísticas; el aplicar estas estrategias le ayudarán a tu empresa en lo siguiente:
- Tus archivos permanecerán ordenados y no solo almacenados, esto te permitirá tener un centro de documentación con información ágil y oportuna, lo que genera ahorro de tiempo y mayor productividad para los clientes, empleados y la empresa en general.
- Estandarizarás el procedimiento del manejo de la información y los documentos de la empresa, lo que te ayudará a controlarlos, a tomar decisiones más acertadas y a tener acceso a una información oportuna. También evitarás que no se pierda con el tiempo el aprendizaje que la empresa va obteniendo con los cambios de personal, entre otros aspectos.
- Tener normas y procesos bien establecidos y ordenados de la información, mejorará la capacidad de respuesta de la empresa en todos sus aspectos y te dejará muy bien parado frente a cualquier visita de tus clientes, entes certificadores y entidades de vigilancia.
- Disminuirás costos porque tendrás unas instrucciones específicas frente al uso del papel. Qué se imprime y qué no, en qué tipo de papelería y qué archivos se pueden manejar y almacenar de forma digital; y cuando requieras determinada información, tus empleados y tú mismo gastarás menos tiempo y esfuerzo en su búsqueda.
- Disminuirás al máximo el riesgo de pérdida de la información de todo tipo, ya que todas las personas que participan en los procesos productivos y de apoyo, tendrán unas normas claras para realizar el cuidado de los documentos.
Como ves, el Programa de Gestión Documental es una maravillosa herramienta que debes implementar en tu empresa porque permeará todos tus procesos y procedimientos, le dará un valor agregado adicional a tu administración porque organizará de manera eficiente toda la información que recibes y produces, y te ayudará a establecer estrategias que a corto, mediano y largo plazo contribuyan al mejoramiento de los procesos de gestión documental, para que puedas tener la información al alcance de tus manos.
