Si hablamos de pérdida de documentos en tu empresa, posiblemente se te vengan muchas palabras a la cabeza, entre ellas, multas y demandas. Por eso, es necesario evitar su extravío y saber administrarlos para decidir cuáles debemos conservar y por cuánto tiempo. Lo anterior sin duda te evitará muchos dolores de cabeza y te ayudará a garantizar el acceso a la información necesaria para tu empresa. Toma nota.
Problemas por pérdidas de documentación
No se trata solamente de la pérdida del tiempo que leva recuperar los documentos perdidos, si es que se puede. Nos referimos a la reputación del negocio y a la vulnerabilidad a la que quedan expuestos los datos de nuestros clientes y empleados. Corremos el riesgo de ver expuesta nuestra metodología empresarial, entre muchos otros problemas profesionales, laborales y económicos.
¿Qué sucedería por ejemplo, si la DIAN quisiera verificar el pago de tus impuestos y no tuvieras los registros? ¿O si le pagas a un proveedor por un material y este no te lo envía porque no le llegó el soporte de tu pago? ¿Sería suficiente con decirle que extraviaste la consignación? Podríamos continuar mencionando infinidad de casos. Pero detengámonos a analizar un ejemplo especifico que te ayudará a entender la situación: la historia laboral.
Antes que nada, es importante aclarar que no se trata de un solo documento. De hecho, “son todos los documentos que se produjeron desde el momento de la contratación hasta el día de retiro”. Este grupo de documentos sirve para establecer si el afiliado y/o los beneficiarios pueden recibir algún tipo de pensión ya sea por vejez, por invalidez, de sobre vivencia, o una indemnización sustitutiva o auxilio funerario.
Algunos de los documentos que conforman la historia laboral son: hoja de vida, contrato, documentos de identidad, antecedentes penales, certificados de estudio, copia de la tarjeta profesional, certificados laborales. certificados de afiliaciones a EPS, fondos de pensiones, memorandos, carta de renuncia y, aunque parezca increíble, aun quedan muchos otros por mencionar en esta larga lista.
Es muy común que las empresas solo guarden las historias laborales por unos cuantos años, o incluso que las eliminen cuando la persona deja de trabajar en la empresa. Es importante mencionar que, aunque estos documentos pierden valor administrativo cuando el empleado se retira, siguen vigentes de forma legal y conservan valor jurídico en el tiempo y el antiguo empleado puede exigirle al empleador que cumpla con sus obligaciones y respete sus derechos. Por otro lado, conservar dichos documentos le permite a la empresa aportar la evidencia que podría liberarla frente a una demanda.
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Los problemas legales que puedes tener en caso de pérdida de documentos son muchos y complicados. Por eso, la mejor forma de evitarlos es a través de una buena gestión documental. Por ejemplo, un ex empleado puede acudir a la justicia ordinaria para exigirte el pago de prestaciones sociales y cualquier otro supuesto pago pendiente. Si no tienes los soportes documentales de dichas cancelaciones, algunos jueces podrían fallar a favor del empleado, no solo obligándote a pagar lo adeudado, sino además exigiéndote los pagos de intereses. Hay numerosos casos en los que incluso podrás terminar teniendo que cubrir millonarias multas e indemnizaciones.
La pregunta es ¿cuánto tiempo debo conservar los documentos de mi empresa?
Aunque no hay una reglamentación específica en cuanto al tiempo de conservación de los documentos, el AGN aconseja un mínimo de 10 años para empresas privadas. Si eres una entidad pública o una entidad privada que desempeña funciones públicas debes conservar un historial de hasta 80 años.
Con todo lo mencionado anteriormente, se hace evidente la necesidad de llevar un control riguroso de la documentación, mediante una buena administración de la misma, cuidando de no perderla ni eliminarla antes de tiempo.
