Es fundamental que una empresa cuente con una buena política de preservación de documentos. De esta forma se podrá administrar, clasificar y almacenar de manera ordenada y eficaz todas las informaciones de utilidad, facilitando el proceso de búsqueda y consulta.
Importancia de la preservación de documentos en una empresa
El método de preservación de documentos habla mucho sobre el funcionamiento y estado en el que se encuentra una compañía. Si un cierto documento es ilocalizable puede traer consecuencias graves, como pérdidas económicas, y hasta problemas legales.
La ley marca la conservación de cierta documentación relacionada con la actividad empresarial durante un periodo de tiempo.
Otro problema de una mala gestión de la documentación es la preservación de documentos obsoletos, desconociendo completamente si han sido verificados o actualizados. En estos casos, se tiene una total incertidumbre de la fiabilidad de los archivos.
La preservación de documentos desorganizada produce caos y confusión. Una buena conservación de los archivos no solo ayuda a tener una buena organización de la documentación, también puede proporcionar información importante y de gran utilidad para una empresa.
Consejos para una eficaz conservación de la información
En la actualidad, las empresas están optando por alternativas eficaces y digitalizadas. Sin embargo, muchas compañías almacenan de forma física su información ocupando demasiado espacio, gastando mucho tiempo y dinero en consultar dicha documentación.
Compartimos estos consejos e información útil que se puede aplicar para digitalizar y poner en orden los documentos y archivos de una corporación.
- Digitalizar los documentos. El primer paso para mejorar el método de conservación de los documentos es cambiar las informaciones que están en papel a formato digital. Existen empresas de digitalizacion dedicadas a ofrecer alternativas para tener un sistema ordenado.
- Centralizar la información. Se debe mantener la documentación en un solo lugar. De esta forma, se logrará una unificación de la información corporativa, para evitar la duplicación de documentos, además esto favorecerá el acceso rápido a la misma.
- Categorizar los archivos. Es importante que los documentos se clasifiquen de manera eficiente. Uno de los mejores métodos es a través de un sistema digitalizado, lo que permitirá que las búsquedas sean más eficientes y precisas.
- Aplicar los metadatos. La aplicación de los metadatos ayuda a detallar de mejor forma las descripciones de las informaciones, con el fin de lograr una rápida localización.
- Establecer modelos. Es importante que se logre homogeneizar los modelos, hacer plantillas preestablecidas. Con estos métodos lograrás ahorrar una gran cantidad de tiempo.
- Controlar los permisos de acceso. Se debe decidir que archivos estarán disponibles para el personal, ya que hay algunos documentos que solo estarán accesibles para algunos colaboradores. También es esencial elegir a las personas que podrán consultar y/o editar, de esta forma se protege a la información de ser eliminada o sufrir modificaciones no autorizadas.
- Motivar la colaboración. La digitalización de documentos también ayuda a que los colaboradores de los diversos departamentos de la empresa puedan trabajar al mismo tiempo en la elaboración o modificación de un mismo archivo, para así prevenir duplicidades.
- Seleccionar los archivos. Es fundamental seleccionar bien que archivos deben de conservarse, pero también de los que hay que deshacerse. Una buena opción es poner recordatorios para saber cuándo es necesario modificar o actualizar la información. Con este sistema, será más sencillo cumplir con cualquier tipo de requerimiento.
Convertir los archivos a formato digital agilizará los procesos, debido a que la documentación electrónica es más rápida y fácil de manejar, además estará más segura y podrá ayudar a reducir costos, ya que no se tendrá que gastar en papel, propiciando que la empresa se involucre en el cuidado del medio ambiente.