A pesar de estar en el siglo XXI, donde se alienta a las organizaciones a ser respetuosas con el medio ambiente y almacenar sus documentos de forma electrónica, entendemos la necesidad de que las empresas aún quieran archivar ciertos registros confidenciales en papel.
Para muchas empresas, retener documentos en papel no solo es preferible, sino que también es un requisito legal. Por ejemplo, ciertos documentos impresos deben conservarse durante un largo período de tiempo, como son las historias laborales, registros de salud ocupacional e informes de accidentes.
Ante esto, son numerosas las empresas que cuentan hoy en día con sus documentos en físico; y en medio de la pandemia del COVID-19, para nadie es un secreto que en Colombia numerosas compañías han tenido que liquidar mientras se estabiliza la economía y cesa la pandemia. Si este es tu caso, tienes una empresa que has liquidado y miles de documentos sin un lugar donde almacenarlos, entonces es importante el bodegaje de tu archivo. En este artículo te explicamos más al respecto.
Te explicamos tres consejos para manejar las historias laborales en tu empresa.
Liquidación de empresas en medio de la pandemia
Tal y como detalla el diario EL TIEMPO: La Superintendencia de Sociedades recibió solicitudes de 68 empresas para iniciar procesos de reorganización y liquidación, en el período comprendido entre el primero de abril, hasta este martes 19 de mayo.
A la fecha, como lo muestran las cifras de la Superintendencia, existe un inventario de 2.788 procesos de insolvencia en todo el país, que involucran trámites, liquidaciones y, también, reorganizaciones.
Ante esta realidad, muchas empresas están entregando sus oficinas y liquidando porque no tienen cómo hacerse cargo de sus empleados, pagos mensuales o impuestos. Aunque es una situación desalentadora, gracias a la Ley 1429 de 2010, o también denominada Ley de Formalización y Generación de Empleo, las sociedades estando ya en proceso de Liquidación, pueden reactivarse, incluso transformarse a SAS, claro está, bajo unas condiciones. Siendo así indispensable que las compañías protejan sus archivos y documentos vitales para su funcionamiento, para que cuando llegue el fin de la pandemia, puedan retomar sus actividades de la forma más organizada.
Superintendencia de Sociedades
Es importante mencionar que el Decreto 2649 de 1993, sobre la liquidación de sociedades estableció lo siguiente: El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación. En este orden de ideas, al momento de liquidar tu empresa, no solamente deberás resguardar la documentación que consideres importante, sino que legalmente deberás guardar una gran cantidad de archivos por al menos cinco años.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan en el interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de ejecutar la administración de los archivos físicos y electrónicos.
Te explicamos cinco razones por las que es importante el bodegaje de tus archivos cuando has liquidado tu empresa:
1. Espacio:
Si ya no puedes costear una oficina para las operaciones de tu empresa o deseas esperar que finalice la cuarentena para recuperar tu oficina o has liquidado tu empresa, y cuentas con una gran cantidad de archivos, te podrás encontrar con la duda de dónde almacenarlos. Al mover tus documentos y almacenarlos en una instalación de archivo seguras, ya tendrías un sitio confiable que almacenará, protegerá y custodiará tus documentos. Esto evitará que tengas que seguir pagando una oficina solo para tener un espacio donde guardar archivos.
2. Seguridad
El almacenamiento de tus propios documentos, ya sea en una oficina, en tu casa (en caso de que decidas almacenarlos en tu hogar al momento de liquidar tu compañía), hace que tu empresa sea muy vulnerable al arriesgar registros importantes de daños, robos o extravíos.
También es importante destacar que los bodegajes de archivos aseguran que tus archivos de papel confidenciales estén completamente protegidos contra desastres naturales e incidentales. Además, las instalaciones de almacenamiento de documentos están protegidas por la última tecnología y seguridad.
3. Acceso rápido a documentos
La localización de archivos es bastante difícil y tediosa si se almacena en tus propias instalaciones o en tu hogar al momento de entregar tu oficina. Muy probablemente debas hurgar un montón de veces en los archivadores para buscar un solo documento ya sea para finalizar la liquidación de tu empresa, enviar información que tus antiguos empleados te puedan solicitar, entre muchas otras cosas; y esto puede ser frustrante y llevar mucho tiempo, sin dejar de lado que los documentos pueden dañarse por la mala manipulación.
Las compañías de bodegaje ofrecen un sistema de escaneo bajo demanda. Esto permite a los clientes solicitar que se les envíen documentos digitalmente. De esta forma, puedes localizar y recibir los documentos tan rápido como si estuvieran almacenados en su empresa.
4. Mayor flujo de trabajo y eficiencia
Archivar, ordenar y ubicar documentos lleva mucho tiempo, lo que posteriormente desperdicia el tiempo y el dinero de tu empresa empleando personal para finalmente buscar documentos. Un gasto innecesario en medio de una situación donde estás vendiendo tus bienes y liquidando tu empresa para mantenerte.
La gestión documental te beneficiará tus funciones y a tu empresa, puesto que podrás dedicar tiempo a otras laboras en lugar de archivar documentos constantemente. Asimismo, la gestión documental te permite escanear y enviar digitalmente los documentos requeridos. Además, compartir y promocionar tus documentos en línea es mucho más simple y conveniente.
5. Gestión de archivos
No solo es molesto buscar tus documentos, sino también tratar de administrar e identificar los documentos que realmente tienes, que como mencionamos anteriormente tendrás que revisar constantemente para poder cumplir con todos los trámites de liquidación y cumplir con tus ex empleados.
La gestión documental ofrece un sistema de gestión de archivos de documentos en línea a medida que permite a los clientes el almacenamiento de archivos y gestionar el ciclo de vida de tus documentos. Como cliente puedes realizar una solicitud de archivo físico, organizar colecciones y entregas para agregar documentos adicionales para archivar, administrar la destrucción de documentos y ver la actividad y las pistas de auditoría. Este sistema de administración de registros significa que siempre tendrás el control de tus propios documentos.
Te explicamos por qué tener un inventario documental.
Si ya tu empresa se encuentra sufriendo algunos contratiempos en medio de la pandemia, es indispensable que protejas tu mayor recurso: tus archivos. Así, cuando sea momento de retomar tus actividades, la debida organización de tus documentos te ayudará a hacerlo con mayor tranquilidad y orden. Si has tenido que liquidar tu empresa, en ATS Gestión Documental puedes encontrar un aliado para gestión de tu archivo y dar cumplimiento con las disposiciones de la Superintendencia de Sociedades.
