Mucho es lo que se dice acerca de la digitalización de documentos, pero muy poco lo que se explica sobre el procedimiento. Mucha teoría, pero poca práctica. Por ello queremos darte algunos consejos que te ayudarán a establecer un orden eficiente en tus documentos digitalizados. Toma nota.
La digitalización de documentos es el proceso en el cual se hace una conversión de formatos, es decir que aquellos documentos físicos (análogos) pasan a un formato digital (binario) el cual facilitará su manejo y control. Dicha conversión trae consigo múltiples ventajas que se pueden ver opacadas por una mala gestión, precedida de una falta de conocimiento y apropiación del tema.
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Así pues, debes tener en cuenta que el organizar y mantener el control total de los documentos digitalizados, deberá ser tu prioridad, ya que esto garantiza la conservación y acceso a la información de relevancia para la empresa.
Así pues, sigue los siguientes consejos y convierte tu proceso de digitalización en una herramienta eficiente:
Establecer protocolos:
Tanto para los documentos digitalizados, como para todo proceso intrínseco de la gestión documental, es necesario planear, revisar y controlar. Es decir, cuando sabes qué es lo que necesitas hacer, el cómo, por qué y para qué, puedes administrar de mejor manera los proyectos y metas planteadas a nivel empresarial.
Los protocolos deben ser reconocidos como pasos a seguir de manera ordenada y total, ya que estos deben surgir a partir de una revisión preliminar en cuanto al nivel de producción documental.
Las normas y políticas de manejo de información digitalizada, es el primer paso a una gestión documental integral y eficiente.
Correcta categorización:
En los protocolos establecidos en el punto anterior, se desglosan los procedimientos que se deberán lleva a cabo para el tratamiento integral de la digitalización de documentos.
Una de las partes importantes de dicha actividad es la revisión de cada documento, su almacenamiento en la categoría, serie y archivo correspondiente, lo cual contribuirá a su fácil ubicación y acceso.
Cuando desde las matrices de archivos se establecen bases homogenizadas de tratamiento y de gestión, se está aportando a que se cumplan los procesos con todos los documentos.
Ordenar el archivo desde su inicio, coadyuva al acceso oportuno de la información.
Control constante:
El éxito de las políticas relacionadas a la digitalización de documentos está en el control de los procesos. Gracias al uso de tecnologías especializadas, se tiene una mayor facilidad de revisión, inspección de cambios y acceso y seguridad a la información.
Controlar y gestionar la documentación y la información, permite cumplir con lo estipulado en los diferentes instrumentos archivísticos propios de la gestión documental.
Orden y previsión en el tiempo:
Cuando los protocolos son establecidos con coherencia y conocimiento de fondo de la información manejada por la empresa, se pueden establecer medidas que sean perdurables en el tiempo.
De igual modo, este punto va de la mano con la capacitación constante de los trabajadores para mantener las políticas y los procedimientos. Recuerda que de nada sirve un protocolo excelente si los trabajadores no tienen el conocimiento para seguirlo a cabalidad.
El objetivo de las políticas y normas es el mantener una homogenización en el manejo documental.
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Recuerda, la digitalización de documentos se ha convertido en el pilar de gestión de cientos de empresas, por lo que tomarla a la ligera solo traerá consigo contratiempos innecesarios. Que la facilidad de las tecnologías no sea excusa para descuidar los factores determinantes para la organización de tu información.
Si requieres mayor información sobre digitalización de documentos y archivo no dudes en contactarnos.
