¿Cómo organizar tus archivos según la Ley General de Archivos?

¿Cómo organizar tus archivos según la Ley General de Archivos?

¿Conoces la Ley General de Archivos, pero no sabes cómo aplicarla en tu empresa? Descuida, esta es una situación bastante común, por ello a continuación te daremos algunos parámetros para que puedas darle orden a tus archivos, manteniéndote siempre apegado a la norma.

La conocida Ley General de Archivos o Ley 594 de 2000, es una norma de carácter obligatorio a nivel nacional, desarrollada por el Archivo General de la Nación para establecer homogeneidad en la gestión documental.

Documentos nacionales en orden, menos dolores de cabeza.

  1. Clasificación y ordenamiento de documentos de archivo

 

  • Clasificar los documentos de archivo: Recuerda que en los documentos de archivo se encuentran todos los registros e información de relevancia que ha sido producida y recibida por la empresa; en ese orden de ideas, la clasificación se centra en la división de las tipologías documentales siendo estas de interés: fiscal, económico, legal, histórico, etc.
  • Ordenarlos en series y subseries, según la Tabla de Retención Documental (TRD): El uso de instrumentos archivísticos no solo es de obligatorio cumplimiento, sino que también es necesario y completamente útil para establecer prioridades documentales. Un ejemplo directo son las TRD, en las cuales se establecen los tiempos de permanencia de los documentos y se indica su disposición final.
  • Foliación de cada una de las tipologías: Una vez realizada la categorización, se procede a la numeración de los folios (físicos) en el extremo superior derecho, de manera legible y sin enmendaduras.

 

  1. Clasificación y ordenamiento de documentos de apoyo

 

  • Clasificar la documentación: Los documentos de apoyo son todos aquellos que se caracterizan por ser de carácter general, así como lo son las leyes, los decretos, los manuales e instructivos. Así pues, se entiende que este tipo de documentación incide en las funciones administrativas de la empresa.
  • Ordenar por asuntos o temas: Estos documentos no se designan al archivo central. Por lo tanto, se organizarán por dependencia. Hay que tener en cuenta que la clasificación se ejecutará en orden alfabético.

 

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  1. Descripción

  • Identificar y registrar correctamente cada una de las carpetas.
  • Numeración de las carpetas colgantes y ubicarlas en su gaveta correspondiente.
  • Identificar la gaveta y el archivador.
  • Diligenciar correctamente el inventario documental.

 

Haz uso de los instrumentos archivísticos que la gestión documental tiene para ti, mantente al tanto de la normatividad vigente y de ser necesario, busca asesoría profesional.

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