El marco legal que abarca todas las actividades propias de la gestión documental permiten, en gran medida, el control objetivo de las empresas y el manejo que les dan a su información. Procedimientos administrativos, organizacionales y legales se ven comprometidos directamente con la jurisdicción normativa. A continuación, te daremos a conocer los objetivos y ventajas que tendría tu empresa con el cumplimiento de las leyes especificadas.
La gestión documental es la metodología que permite a las empresas y entidades el administrar, almacenar, conservar y depurar los documentos que producen y reciben a diario, esto a fin de desarrollar y optimizar el uso de recursos y de espacios físicos, así como facilitar el acceso y consulta de la información de relevancia. Es por ello que en la ley 80 de 1989 el Estado dio un primer paso al contemplar no solo la creación del Archivo General de la Nación, sino que, además los parámetros de planeación y coordinación de los procesos archivísticos a nivel nacional.
Te puede interesar: Puntos a tener en cuenta sobre la Resolución 061583 de 2016
Dicha ley puede ser considerada como la base, las raíces de lo que fue en su momento, una preocupación creciente frente a la forma en la que los datos, información y documentos eran administrados y tratados, ya que como lo hemos dicho en artículos anteriores, estos son la columna vertebral del desarrollo, avance y mejora de cualquier entidad y organización.
Las leyes buscan siempre establecer un orden y control sobre actividades puntuales, a fin de mejorar considerablemente la forma en la que se ejecutan.
Es por lo anterior que posteriormente se creó la Ley 594 de 2000 o mejor conocida como la Ley General de Archivos, la cual surge en respuesta de una necesidad creciente de orden, control y revisión del manejo documental, a fin de estandarizar los procedimientos y así aumentar los índices de eficiencia. En sí, la ley termina siendo entendida como un conjunto práctico de actividades, técnicas, manejos y utilidades en pro de la conservación y el avance administrativo.
De este modo, podemos decir que los objetivos de las leyes se centran en:
- Especificar parámetros para el tratamiento documental.
- Establecer pautas de organización.
- Controlar los procesos de gestión documental.
- Vigilar a las entidades y empresas en el cumplimiento de las normas estipuladas.
- Garantizar el acceso a la información.
- Unificar los conceptos que componen a la gestión documental en las instituciones en donde se han de aplicar.
Recuerda, la gestión documental y el cumplimiento de las leyes permite optimizar las prácticas operativas, reducir los pormenores documentales y aumentar el desempeño eficaz en cuanto al manejo de la información.
La aplicación de las leyes relacionadas a la gestión documental durante todo el ciclo de vida de los documentos hasta su posterior eliminación se convierte entonces, en un paso fundamental en la optimización del desarrollo de gestión de calidad de la empresa.
Te puede interesar: ¿Cuál es el propósito de la Resolución 8934 de 2014?
Revisa las formas en las que se están llevando a cabo la gestión documental, remítete a las normas, establece puntos de control y de revisión y, de ser necesario, busca la asesoría de un equipo de expertos. Tu información y la de tu empresa, son los pilares para el desarrollo continuo.
