Las normas en cualquier ámbito empresarial, se convierten en los cimientos para la correcta ejecución de deberes, para el cumplimiento de metas y para conseguir la estabilidad organizacional que lleve a la mejora continua. En el caso de la gestión documental, las normas, leyes, decretos y resoluciones son la guía máxima de los aspectos a tener en cuenta al momento de ejecutar todos los procedimientos requeridos para la administración, clasificación, almacenamiento, conservación y control de la información.
Normas, leyes, decretos, resoluciones y comunicados, son el pan de cada día a lo largo y ancho de las sociedades, ¿la razón? Simple, la relevancia de la incidencia que estas tienen en la correcta convivencia, ejecución e interacción de los diferentes campos y sujetos que componen a cada sector político y social. De este modo las normas, desde la visión nacional, son las que permiten el correcto funcionamiento de los parámetros que como comunidad y nación debemos cumplir y reconocer a fin de que todo se mantenga en un estatus quo. Hay que tener en cuenta que esto no solo se aplica a la ciudadanía, también se lleva a cabo en diferentes áreas, sectores y demás situaciones que presenten la necesidad de la existencia de protocolos, como lo es la gestión documental.
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Por lo tanto, podemos decir que las normas son protocolos, son fundamentos, cimientos y guías para la ejecución de diversas actividades, y el sector de la gestión documental no es ajeno a ello, y más, porque es la metodología que permite la correcta conservación y administración de la información.
Las normas son las herramientas que tiene la gestión documental para regular, controlar y monitorear la correcta aplicación de los procesos en pro de la información.
La gestión documental, como lo hemos vistos en artículos anteriores, es la forma en la que se puede garantizar el correcto control y administración de la información, esto quiere decir que de ella depende la futura consulta y revisión de documentación de interés y de relevancia para el sector privado, público y político al que pertenezca la empresa o entidad correspondiente.
¿Por qué son necesarias la normas en gestión documental?
Como lo vimos con antelación, las normas ayudan a regular los procedimientos propios de la gestión, es decir, se incentiva una homogenización de pasos a seguir, se optimiza el desarrollo y ejecución de deberes propios al control y se estipulan formas y medios de realización y acopio de instrumentos archivísticos.
Beneficios de la aplicación de normas en la gestión documental
Cuando la empresa tiene la claridad suficiente para el seguimiento e implementación de los servicios de la gestión documental, contribuye al crecimiento constante de la compañía y apunta directamente al cumplimiento de metas y de proyectos. Aquí es donde las normas juegan un papel importante.
Veamos cuales son las ventajas del seguimiento normativo que tu empresa podría apreciar:
- Coadyuva a que tu empresa y a tu equipo de trabajo comprendan la relevancia de la gestión documental para el crecimiento organizacional.
- Permite el entendimiento y fomenta la aplicación de instrumentos archivísticos a fin de fortificar los protocolos de gestión documental.
- Facilitar y administrar los recursos económicos y humanos para el desarrollo documental de la empresa.
- Incentiva la aplicación de procedimientos y buenas prácticas administrativas y de control que permitan la mejora en el tratamiento de información.
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Puntos a tener en cuenta sobre la normatividad en la gestión documental
Hay que entender la normatividad vigente y actual y no tomarla como si fuese una camisa de fuerza. Las normas son una base y una guía, son los parámetros a seguir, por lo tanto, contribuyen a la solución de conflictos administrativos.
Por ello:
- La implementación de normas facilita la gestión y conservación de la información.
- Las normas son reguladoras para la aplicación de prácticas.
- Las normas, aunque son de obligatorio cumplimiento, son bases para la evolución de las políticas internas de la empresa.
Así que siempre ten en cuenta que es imprescindible conocer la normas que rigen el quehacer diario de tu empresa en temas documentales y de archivo. Asesórate y evoluciona la forma en la que se desarrolla la gestión documental en tu empresa.
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