Conoce las normas a seguir en tus archivos si eres parte de una empresa constructora

Conoce las normas a seguir en tus archivos si eres parte de una empresa constructora

Toda la información inherente a la conservación de los archivos de una persona jurídica pública o privada, la podemos encontrar en nuestra empresa de archivo y de gestión documental de confianza, sin importar la actividad económica que desarrollemos. Este artículo es de especial interés si nuestra compañía constructora es privada y desarrolla contratos con otras empresas del sector privado, y con más motivo, si nuestra compañía es privada y desarrolla contratos con entidades estatales.

Ahora bien, Las organizaciones que realicen actividades financieras tienen unas normas especiales en tanto se ve implicada el área de impuestos, ya que estas actividades están vinculadas al Estatuto Tributario Nacional.

Para las empresas que realizan otras actividades que no pertenecen a las anteriormente mencionadas,  aplica la regla general, que son diez años, independiente de cuál sea su actividad comercial. Durante este tiempo se conservará el archivo disponible para la consulta permanente por los interesados, más cuando exista una responsabilidad contractual y mucho más si es con el Estado.

Si bien, la prescripción anterior no pertenece a una norma legal de conservación de documentos, nos podemos apoyar en los criterios contenidos en la ley 1437 de 2011, por el cual se expide el Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo.

En esta ley podemos encontrar algunas disposiciones que vale la pena tener en cuenta. Veamos a continuación algunas de ellas:

  • Tendrán carácter reservado los documentos expresamente sometidos a reserva por constitución o Ley, especialmente los siguientes:
    • Los que involucren derechos a la privacidad o intimidad de las personas incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensiónales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas.
    • Los protegidos por el secreto comercial o industrial.
    • Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la Nación. Así como estudios técnicos de valoración de los archivos de la nación.
  • Respecto a los derechos de petición, las peticiones ante las empresas que administran los archivos y bases de datos de carácter financiero, crediticio, comercial, de servicios y las provenientes de países terceros, se regirán por lo dispuesto en la Ley Estatutaria de Habeas Data.
  • En caso de investigación, las personas naturales o jurídicas que se rehúsen a suministrar información en el curso de las investigaciones administrativas, oculten o bloqueen el acceso de los archivos a los funcionarios competentes, serán sancionadas por medio de multa a favor del tesoro nacional de hasta cien salarios mínimos mensuales legales vigentes.
  • Algunos procedimientos se adelantan por medios electrónicos, para estos casos los archivos deben estar almacenados por los mismos medios, asegurando la autenticidad e integridad de la información.

Por otra parte, cabe resaltar que en temas de contratación pública, La Ley 80 de 1993 Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, trae dos artículos que se relacionan con el tema de conservación de archivo:

  • Artículo 39: Los contratos que celebren las entidades estatales quedarán por escrito y no requerirán ser elevados a escritura pública, así mismo las entidades estatales deberán establecer las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.
  • Artículo 56: De la responsabilidad penal de los particulares que intervienen en la Contratación Estatal. Para efectos penales, el contratista, consultor o asesor se consideran como particulares que cumplen funciones públicas en lo concerniente a la ejecución y liquidación de contratos que se celebren con entidades estatales, y por lo tanto estarán sujetos a las responsabilidades que en materia señala La Ley para los servidores públicos.

Hay que mencionar además que, frente a estudio de suelos, planos y, en general, documentos sensibles de una obra pública o privada, estos documentos quedarán depositados en las curadurías.

Para finalizar, es de suma importancia resaltar que depende de la prudencia de cada compañía guardar los documentos por el mayor tiempo posible, teniendo en cuenta que esto nos puede garantizar una óptima defensa en caso de que los hechos de una presunta investigación obedezcan a razones externas a la construcción.

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