¿Sabías que la necesidad de la custodia de archivos es proporcional al riesgo a los que estos están expuestos? Así pues, si nos ponemos a pensar en los riesgos se podría decir que todos los documentos sin importar su formato y demás características, estarán expuestos a situaciones que ponen en peligro su integridad, ya sea por riesgos ambientales, malas prácticas en su manejo, falta de condiciones propicias para su protección o negligencia de los empleados. Así pues, todas las empresas sin importar su tamaño necesitarían, sin duda, de la implementación de una correcta custodia archivística. Si quieres saber más, continúa leyendo.
Una de las peores circunstancias que puedes sufrir como empresario es tener que manifestarles a tus clientes que todos los datos se han perdido porque, por ejemplo, un incendio acaba de convertir en cenizas tu archivo. Esto sin lugar a dudas es una total calamidad que se traduce netamente en pérdidas considerables. Y ¿sabes qué es lo peor? Que esta es una situación posible y de la que no estás exento, por ello, lo mejor es que siempre estés preparado.
Tal vez te estés preguntando: ¿de qué manera puedo prepararme ante esta situación?, la respuesta es simple: por medio de un servicio de custodia de archivo que permita la conservación documental. Dicha acción se refiere a todas aquellas medidas o acciones que tengan como objetivo la protección de tu patrimonio informativo, asegurando su accesibilidad para los usuarios presentes y futuros.
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Ahora bien, a continuación, analizaremos cuáles son los principales riesgos que pueden poner en peligro los documentos de tu empresa, con el fin de que logres vislumbrar la importancia de este proceso en tu empres. Veamos.
La pérdida o robo
Es uno de los casos más habituales. No encontrar un documento que se necesita puede ser frustrante para ti y para tus empleados, especialmente cuando se trata de algo importante que tiene que ser entregado o comprobado. Algunas de las consecuencias pueden ser:
- La tensión y el estrés por el poco control sobre tu negocio.
- La pérdida de tiempo buscando los documentos. Tiempo que tú o tus empleados podríais estar dedicando a otra cosa.
- El mal ambiente que se genera entre los trabajadores buscando a quién culpar.
- Que desconocidos conozcan información confidencial de tu empresa.
Prever esta situación es vital para que tu negocio marche bien. Para esto, un método de gestión documental te ayudará a evitar estos ratos amargos.
Deterioro
El paso del tiempo y las malas condiciones del ambiente de un archivo pueden ser un cóctel peligroso para tu información.
Las empresas en Colombia deben conservar todos los documentos emitidos o recibidos en el ejercicio de su actividad durante un período establecido por ley. Este plazo varía según la naturaleza de los documentos y las obligaciones legales. Sin embargo, la empresa también puede archivarlos durante más tiempo, a menos que contengan datos personales. Durante este período, lo mejor es que no llegue a borrarse la tinta impresa en los folios y que los archivos sobrevivan al desgaste causado por el manejo físico y las condiciones adversas del almacenamiento. Por ejemplo:
- Prácticas de limpieza incorrectas.
- Niveles de humedad relativa y temperatura inadecuados.
- Contaminantes (tráfico vehicular, industria, fotocopiadoras, algunos productos de limpieza, pinturas, barnices, maderas verdes, alfombras, tabaco…).
Biológicas o casos de fuerza mayor
Es una pesadilla encontrar documentos prácticamente ilegibles, hojas roídas o con manchas de inexplicable procedencia que impiden su consulta.
A pesar de características como su ocurrencia esporádica o porque pueden manifestarse a pequeña escala, estos tipos de riesgos pueden y deben ser igualmente observados y previstos en la gestión documental de tu organización. Entre estos, podemos destacar:
- Sustancias de naturaleza inestable o ácida presentes en la composición del papel.
- Ataque biológico por microorganismos (moho), insectos (carcoma, termita) u otros animales (roedores).
- Radiación visible (luz), invisible ultravioleta (UV) o infrarroja (IR).
- Desastres naturales o errores humanos (incendios, inundaciones, terremotos, etc.).
En todo caso y de acuerdo a las buenas prácticas de la custodia documental, puedes elegir entre pasar el tiempo elaborando normas, utilizar dinero o espacio (del que muchas veces no dispones) haciendo adecuaciones y capacitando a tu personal o contratando personal de acuerdo al volumen de tu archivo o, una opción mucho más recomendable, contratar su protección y dejarlo en manos de profesionales.
