El sistema de gestión de información y documental es esencial para cualquier tipo de organización en el contexto socioeconómico, ya que este se convierte en el registro, el soporte, la memoria y la evidencia administrativa y operativa en todas las empresas u organizaciones.
Los procesos para administrar y controlar la documentación de la empresa
Todas las entidades deben implementar procesos y procedimientos que les permitan la adecuada gestión de todos los documentos que se producen en razón de sus funciones misionales y sus actividades administrativas.
Procesos que más se aplican en la gestión documental
- Planeación: en este proceso se establecen la verificación, revisión y valoración de todos los documentos producidos y/o recibidos en la empresa; hace posible el análisis de todos los contextos que confluyen a la gestión de información, estableciendo metas y objetivos estratégicos reales y posibles en este ámbito.
- Producción: en este proceso se evalúan los documentos de forma específica, con el objeto de identificar su momento de creación, el formato en particular, el soporte, los medios de almacenamiento y tipo de documento (físico, electrónico, digital).
- Gestión y trámite: en este proceso se analizan factores documentales como la funcionalidad, transversalidad con otros procesos de la empresa, esto con el propósito de gestionar la información de forma idónea, legal y técnica.
- Organización: en esta parte se llevan a cabo tres fases o etapas importantes (clasificación, ordenación y descripción). La clasificación permite identificar qué documentos pertenecen a determinado asunto o serie documental de la empresa y descartar los que no tienen valor; la ordenación posibilita organizar cada expediente de forma secuencial; y, por último, la descripción permite establecer el registro, la codificación y el nombre de cada unidad documental para su inventario y almacenamiento.
- Transferencia: por medio de este proceso, se lleva a cabo la elaboración de inventarios documentales y de toda la información de la empresa, esto se aplica con el objetivo de almacenar, consultar, acceder, suministrar, registrar y controlar toda la documentación de forma eficiente.
- Disposición de los documentos: en esta parte se seleccionan todos los documentos que, por su valor, serán objeto de conservación; asimismo permite seleccionar todos aquellos documentos que, después de cierto tiempo, serán destruidos o eliminados.
- Valoración: proceso que permite establecer los valores primarios (administrativos, fiscales, legales, jurídicos) y los valores secundarios de los documentos (históricos, científicos, culturales, investigativos). Cabe resaltar que en esta fase hay documentos que solo poseen valores primarios, los cuales, una vez prestan su función, son eliminados, y, por otra parte, hay documentos que contienen valores primarios y secundarios, que deben ser conservados totalmente en todas las empresas y organizaciones.
- Preservación a largo plazo: en este paso se realizan actividades ambientales que posibiliten la conservación de toda la información empresarial, sin importar el tipo de soporte o tipo de documento.
¿Cómo mejorar los procesos documentales para la gestión de información empresarial?
Brindamos algunas pautas y parámetros para mejorar los procesos de gestion documental de la empresa:
- Elaborar un diagnóstico integral de toda la documentación e información de la empresa permite contar con bases estratégicas con respecto a la implementación de todos los procesos documentales.
- Diseñar un programa de gestión documental que permita establecer los parámetros, indicaciones para la gestión de información empresarial.
- Estructurar un plan institucional de archivos (documentos) para la empresa, con el propósito de establecer todas las actividades inherentes a una buena administración de la información.
- Elaborar, aprobar e implementar los instrumentos como las tablas de retención documental y los inventarios.
Una adecuada aplicación de todos los procesos documentales para la administración de la información le permite a cada empresa ser más eficiente respecto a todas sus actividades administrativas.