Los documentos contables son los archivos que sirven para registrar todas las actividades comerciales a las que se dedica una empresa. Por ende, funcionan como prueba de todos los movimientos financieros que tiene la organización durante un determinado lapso de tiempo. Estos deben ser auditados por distintos organismos gubernamentales; como el DIAN que es la entidad dedicada al control fiscal. Es por eso que el adecuado manejo de los archivos contables forma parte de una gestión documental eficiente.
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Facturas
Las facturas son los documentos oficiales de facturación de la empresa. Tanto es así que la venta de productos y servicios sin nota es un delito de evasión fiscal. Además, son las facturas las que acreditan compras, costos operativos, gastos y movimiento de impuestos.
Con la llegada de la Factura Electrónica, ya no es necesario imprimir todas las copias de las facturas emitidas o recibidas, y mucho menos escanearlas para enviar copias al contador. El archivo en donde se muestran los montos de la factura funciona como una versión digital del mismo y ya cumple con los estándares de contabilidad fiscal.
Cuando se envía, el contador importa este documento directamente a los programas que preparan las obligaciones contables y fiscales. Incluso puede descargar este archivo mediante certificación digital.
Es importante que la empresa lleve un estricto control de todas las facturas realizadas por concepto de compra y venta. Dicha acción permite que la gestión administrativa interna de la compañía se efectúe de manera correcta; y al mismo tiempo, facilita el control fiscal.
Del mismo modo, todas las facturas deben contener una resolución de autorización de parte del DIAN; el cual es un número que debe visibilizarse en el contenido impreso de la misma. De no ser así, el contribuyente se volverá acreedor de severas sanciones de parte del organismo gubernamental.
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Datos y copias de gastos diversos
Hay varios pagos de rutina en el funcionamiento de una empresa. Tal es el caso de los servicios públicos, personal, insumos, arriendos, papelería, entre muchos otros. No obstante, a la empresa se le suministran una serie de recibos de cada uno de ellos con sus respectivos montos para ser cancelados.
Resulta que estos también son documentos contables y deben ser contabilizados de forma periódica. Por tanto, enviar copias al contador es una tarea obligatoria para todas las organizaciones.
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Extractos bancarios
Los extractos de las cuentas bancarias de la empresa también se consideran documentos contables, ya que registran los gastos e ingresos financieros del negocio; incluidas las ganancias por inversiones y el pago de comisiones y cargos bancarios.
Los extractos bancarios se pueden descargar directamente en la página web del banco en donde realizas las transacciones comerciales. Es recomendable que tengas un respaldo de los mismos en digital en caso de presentarse alguna fiscalización.
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Declaraciones de medios de pago
Pero no todas las transacciones financieras dan como resultado una entrada inmediata en el extracto bancario. Por ejemplo, quien vende por otros medios de pago tiene otro tipo de control. Este es el caso de los emisores de boleto y las máquinas de tarjetas de crédito.
Los pagos recibidos, también llamados cuentas por cobrar, deben contabilizarse en los controles contables. Este tipo de registro genera asientos únicos en la cuenta bancaria de la empresa, pero cuenta con extractos detallados de los proveedores que permiten hacer la contabilidad con la mayor precisión posible.
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Comprobante de impuestos y cargas laborales pagadas
Este tipo de documento es importante porque le permite a la empresa contabilizar el pago de sus obligaciones correspondientes. Para la ejecución de una gestión documental financiera organizada, lo ideal es provisionar los montos relacionados con estos gastos, con el fin de generar menor impacto en las cuentas cuando se liquiden. Así, el recibo de pago sirve para liquidar el compromiso y cancelar el aprovisionamiento.
Además, los atrasos o pagos relacionados con multas e intereses deben contabilizarse individualmente, indicando la fecha de liberación, la fuente, el destino y el monto total.
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Documentos de profesionales autónomos
No todo el que presta servicios a una empresa tiene contrato laboral. Puedes, por ejemplo, contratar profesionales para la reparación, pintura, mantenimiento, entregas y muchas otras actividades de forma ocasional con pago por el servicio prestado.
Cuando esta relación es entre empresas, es decir, la otra parte también tiene un contrato laboral por la prestación de un servicio, la emisión de la factura es obligatoria.
Cuando esto suceda, le corresponde al contratista recaudar el Impuesto sobre la Renta y la cotización a la Seguridad Social, efectuando la debida transferencia a los Órganos competentes. Por lo tanto, toda la documentación (tanto del contrato como del pago y la recaudación de impuestos) debe pasarse a la contabilidad para los registros y cálculos adecuados.
¿Por cuánto tiempo se deben conservar los documentos contables y financieros en una empresa en Colombia?
El Decreto 410 de 1971 Código de Comercio de Colombia Art. 60 establece que:
“Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre de aquéllos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante”.
Te explicamos la importancia del software de gestión documental.
Actuar de conformidad con la ley es un requisito básico para la seguridad financiera de cualquier empresa. Al organizar esta documentación y enviarla a la contabilidad, evitas sufrir sanciones y pagar multas que pueden ocasionar grandes pérdidas y desequilibrar las cuentas comerciales; logrando así una gestión documental exitosa para la organización.
