Desde el año 2000 el ejecutivo colombiano puso en vigencia y atendió una necesidad que urgía a las entidades del Estado neogranadino y las compañías privadas que de una u otra forma prestan un servicio público. Era necesario que existiese una jurisprudencia que rigiera las normativas y modos para archivar y mantener un control de toda la documentación oficial del Estado.
Es por ello que nace la Ley de archivo en Colombia estatuto que indica en su artículo número 1 que su objetivo es establecer “las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado”. En su momento se consideró que era necesario tener transparencia en toda la documentación relacionada al ejecutivo y las organizaciones privadas que le prestan servicios. Ahora bien, ¿tenemos claro cuál es esta normativa? y ¿Cómo aplicarla?
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La función inicial de la Ley de archivo en Colombia
Además de tener bajo control toda la documentación pertinente, la legislación busca que todas las empresas de archivo en Bogotá, Colombia estén supervisadas y pueda existir una verdadera transparencia. Por ello, esta ley permite que los documentos del Estado sean de carácter público.
Con la ley se puede:
- Ordenar y priorizar los archivos de interés público que son necesarios al momento de una consulta nacional.
- Evita el almacenamiento desordenado de material que puede ser de interés para la nación y de la opinión pública.
- Controlar los documentos, sus disposiciones y su relevancia.
- Garantizar la transparencia en la administración pública y sus derivados, así como la gestión de la documentación.
- Racionalizar la información y categorizarla para ponerla al alcance de todos.
- Auspiciar una cultura de mantener bien documentados y accesibles proyectos, trabajos y acciones llevadas a cabo por parte del Estado.
- Promover la conservación, regularización y vigilancia de los archivos de interés económico y social de la Nación.
Sus principios
Toda normativa persigue un objetivo y por supuesto, debe estar regida por unos principios básicos, para sí poder cumplir con su cometido. En el caso específico de esta legislación neogranadina sobre los archivos, sus principios están basados en la organización, exaltar la importancia de los archivos y la responsabilidad social que desprende de los mismos.
¿Cuál es su finalidad e importancia?
Garantizar la conservación de una documentación organizada que sirva de información veraz para la ciudadanía en pleno. Esta información debe ser de fácil acceso y recuperación. La importancia radica también en que la ley respalde legalmente todo el sistema de archivo nacional que tenga rango de ley.
El manejo de toda la documentación debe estar en manos de personal especializado o personas comunes, que sepan regirse por los estatutos de la normativa legal. Debe haber un proceso constante de modernización y de implementación de nuevas estrategias que permitan optimizar y automatizar el sistema en pleno.
¿Cómo aplicarla?
La ley establece en su artículo 6 que las entidades pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos deben llevar a cabo procesos de planeamiento y programación, así como desarrollar planes que permitan control, ejecución, asistencia técnica y seguimiento de todo un sistema para realizar un buen plan de archivo y resguardo de dicha documentación.
¿Una empresa privada está obligada a cumplir con la Ley de Archivos del país?
Si la compañía presta servicios de una u otra forma a cualquier organismo del Estado, debe estar regida por dicha legislación, por lo que tiene la obligación de realizar un proceso de convalidación ante el Consejo Territorial de Archivos más cercano a su domicilio fiscal o donde han realizado inicialmente su inscripción.
Para las autoridades colombianas esta ley simplemente busca ofrecer mayor transparencia ante los procesos administrativos y legales que emprende el Gobierno. Dicha normativa debe ser verificada por aquellas empresas que desean prestar algún servicio al Estado, ya que de incumplir en sus designios podría acarrear sanciones administrativas para la misma.