¿Sabías que los documentos generados y recibidos por tu empresa son la columna vertebral para la ejecución de sus operaciones? Verás, los documentos contienen toda la información necesaria para el funcionamiento adecuado de cualquier empresa o entidad, pues en ellos se registra la historia, los protocolos y los procesos propios de cada una. Por ello es importante la implementación de la gestión documental y de sus distintas herramientas, como lo son los conocidos instrumentos archivísticos. Si quieres conocer qué son y por qué deberías prestarles atención en tu empresa, sigue leyendo este artículo.
Como lo mencionábamos anteriormente, los documentos tienen un alto impacto en las operaciones de la empresa, contribuyendo a su desarrollo, crecimiento y eficiencia; por tal motivo es de gran relevancia llevar a cabo procedimientos que permitan su correcto manejo y control. Lo anterior se puede llevar a cabo por medio de la gestión documental, pues gracias a ella se establecen metodologías y estrategias que facilitan dicho manejo, una de las formas más importantes y exigidas por la normatividad vigente, es el uso de instrumentos archivísticos, pero…
¿Qué son?
Los instrumentos archivísticos son todas las herramientas que ayudan a la ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión documental, ya que facilitan el manejo optimizado de los documentos, su clasificación, categorización, verificación y ordenamiento al interior de las empresas y entidades. Esto garantiza tener un control detallado sobre los documentos, su destino, tratamiento y disposición final.
Cuando al interior de tu empresa hay estrategias que impulsan a la gestión documental y el uso adecuado de instrumentos archivísticos, se está contribuyendo a la planeación, organización y tratamiento de la información.
¿Cuáles son los instrumentos archivísticos?
Ahora que sabes qué son, veamos los instrumentos archivísticos autorizados y aconsejados por la entidad máxima del manejo de la información nacional: El Archivo General de la Nación (AGN):
- Cuadro de clasificación documental CCD.
- Tabla de Retención Documental TRD.
- Programa de gestión documental PGD.
- Plan institucional de archivos PINAR.
- Formato único de inventario documental FUID.
- Modelo de Requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo.
- Banco terminológico de tipos, series y sub series documentales BANTER.
- Tabla de control de acceso TCA.
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¿Por qué implementarlos?
El ejecutar dichos instrumentos en tu empresa puede traer consigo una serie de beneficios que sin duda te abrirán las puertas hacia el cambio estructural y estratégico en temas de administración de documentos y, a su vez, de eficiencia y productividad laboral, pues contribuye a tener:
Mayor control: Los instrumentos archivísticos permiten gestionar de manera detallada la documentación registrada, lo que lleva a saber sus características, ubicación y manejo.
Mayor seguridad: Cuando se conoce a cabalidad las categorías, series, sub series, selecciones y archivos de los documentos, se está garantizando su protección, ya que se tiene un inventariado completo de la información, así como su nivel de acceso.
Mayor productividad: Los instrumentos permiten definir donde está cada documento y su codificación precisa para encontrarlo, esto le ayuda a tus empleados a ahorrar tiempo y recursos en la búsqueda de la información, tiempo que puede ser utilizado en diferentes operaciones propias de tu empresa.
Otros beneficios:
- Garantiza el control de la información.
- Establece protocolos de administración documental.
- Establece las categorías, series y ciclos de vida de los documentos.
- Detalla los datos necesarios para la identificación de los documentos.
- Contribuye al correcto manejo de la información.
- Aumenta la eficacia, eficiencia y productividad en cuanto al manejo, consulta, edición y archivo de los documentos.
De esta manera, con el uso de los instrumentos Archivísticos, estás favoreciendo a que tu empresa o entidad administre de manera óptima y acertada la información y el acceso a los documentos, garantizando el cumplimiento de las normas existentes y llevándola a otro nivel de productividad en cuanto a gestión documental, pues gracias a la implementación de herramientas estratégicas que contribuyen a las tareas y operaciones diarias, estás abriéndole las puertas al crecimiento y protección de tu información.
