Los documentos son los pilares de cualquier empresa y entidad. Controlarlos, administrarlos y conservarlos son tan solo algunos de los aspectos que se deben priorizar a la hora de implementar estrategias de gestión. Dichos puntos pueden llevarse a cabo por medio del uso de instrumentos archivísticos como los Cuadros de Clasificación Documental CCD. Así que, toma nota, porque a continuación te hablaremos más de ellos.
Los instrumentos archivísticos en el proceso de gestión documental se han convertido en herramientas fundamentales para la planeación, ya que representan un apoyo técnico para el desarrollo e implementación del tratamiento documental. Por ello, vamos a centrarnos en el cuadro de clasificación documental, conocido por su acrónimo CCD; herramienta considerada como la base para el desarrollo de los demás instrumentos.
¿Qué son los Cuadros de Clasificación Documental- CCD?
Son la herramienta que permite la asignación y revisión de las series documentales producidas o recibidas en la empresa, es decir que su diligenciamiento es el reflejo organizado, controlado y jerarquizado de las funciones, información y demás aspectos empresariales.
De esta manera, los CCD permiten el registro de las series documentales, su codificación (alfabética, numérica o alfanumérica) y su jerarquía dentro de la empresa, lo que facilita la ubicación y búsqueda de los documentos.
Es por lo anterior que los Cuadros de Clasificación Documental son considerados uno de los recursos más importantes debido a que se utiliza para el ordenamiento jerárquico de la documentación y para su rápida localización. De igual modo, es también uno de los medios más actuales para el manejo de la documentación electrónica.
Características
Los Cuadros de Clasificación Documental tienen las siguientes cualidades:
- Delimitados.
Los CCD deben estar asignados por unidades o secciones, con el fin de controlar su diligenciamiento y garantizar la seguridad de la documentación.
- Unificados.
En los CCD no se tiene en cuenta la fecha de creación de los documentos, pues se basan en otros aspectos para la categorización de la información.
- Estables.
La estructura manejada deberá ser permanente y estable en el tiempo, con el fin de brindar flexibilidad y adaptabilidad a los cambios que se generen en la empresa.
- Simples.
Con el propósito de mantener el control y la facilidad de consulta y registro, la estructura de los CCD debe ser simple e intuitiva.
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Beneficios de los Cuadros de Clasificación Documental
El diseño de los CCD va en función de la actividad principal de la empresa o entidad, por ello su estructura debe responder al mapa de procesos organizacionales. De esta manera, los cuadros se presentan como una guía sistematizada, eficaz y eficiente, donde se agrupan los documentos en clases y categorías, facilitando la localización y la disponibilidad de un conjunto de documentos.
De igual modo permite:
- Registrar y mantener las series documentales totales de la empresa.
- Clasificar los documentos de manera sencilla.
- Garantizar la recuperación de la documentación de forma eficiente.
- Adaptar los formatos a nuevos cambios al interior de la empresa o entidad.
- Controlar el volumen documental.
Siempre se debe tener en cuenta que la gestión documental es única para cada empresa, ya que este proceso refleja la cultura específica de la organización y va orientada a las características del grupo de personas que utilizarán la información; es decir, que se adapta de acuerdo a sus necesidades y funciones. En pocas palabras, las herramientas archivísticas deben responder a las expectativas de la empresa, para que ofrezcan los beneficios esperados por su utilización.
De igual manera, el proceso de gestión documental es transversal al proceso de toda la empresa, ya que los documentos son la prueba del manejo administrativo del negocio, por lo que es imperativo analizar la designación de un profesional responsable para la elaboración y administración de este tipo de instrumentos. Lo anterior ayuda al cumplimiento de los principios, leyes y normas reguladoras decretadas por los organismos competentes, así como el enriquecimiento estructural de la administración de archivos para la seguridad del fondo documental de tu empresa.
