El desarrollo de la gestión documental, como es bien sabido, depende en gran medida de los recursos y herramientas que facilitan la administración de la información; principalmente la implementación de los instrumentos archivísticos, así que si deseas conocer más a fondo las ventajas que representan para tu empresa, te invitamos a seguir leyendo este artículo.
¿Qué son los instrumentos archivísticos?
Los instrumentos archivísticos son herramientas que permiten visualizar la realidad administrativa de su empresa, a través de la adecuada administración, control y organización de la información, así como su disposición final, acceso seguro y recuperación oportuna de la información desde la identificación de su ubicación. Dentro de los instrumentos archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN), encontramos los Cuadros de clasificación documental CCD, las Tablas de Retención Documental TRD y el Programa de gestión documental PGD.
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Para entender a cabalidad su importancia, veamos más de cerca los beneficios más importantes con la implementación de los instrumentos archivísticos:
Ventajas del uso de instrumentos archivísticos
- Cumplimiento de regulación y normatividad
La implementación y su aplicación bajo los parámetros establecidos en la normatividad, es la estandarización de un sistema de gestión, así como el acceso seguro a la información a nivel de usuarios internos y entes externos. Esto establece un amplio grado de intercomunicación entre archivos de diferentes empresas, ya que la sistematización genera una garantía de seguridad, eficiencia y protección de la información. Recuerda, el uso de instrumentos.
- Facilita la Gestión documental
Si nos basamos netamente en la normatividad, el Archivo General de la Nación (AGN) recomienda el uso de los instrumentos archivísticos con el fin de garantizar el acceso posterior a la información, la conservación de la información relevante y el desarrollo del manejo documental a nivel nacional. Como vimos en nuestro artículo anterior: ¿Las empresas privadas deberían hacer uso de los instrumentos archivísticos?, para las empresas privadas (a menos que hagan parte de aquellas reguladas por ciertas entidades), el uso de dichos instrumentos es más una necesidad que una obligación, ¿la razón? Simple, la documentación es la base fundamental para el desarrollo empresarial, para el mejoramiento de los procesos administrativos y organizacionales, por lo que la garantía primordial está en el mantener una gestión estratégica de calidad.
- Mayor seguridad y orden
No importa si tu archivo es físico o digital, solo importa que cuente con la seguridad y el orden necesario. El uso de los instrumentos archivísticos en los procesos de gestión documental garantiza el control adecuado, la seguridad de los documentos y la información en general, establece unos parámetros de categorización, almacenamiento y disposición final que permite identificar fácilmente la ubicación, características de cada documento.
- Disminución de gastos y costos
El punto principal es que con la implementación adecuada de los instrumentos archivísticos se minimizaría la generación de documentos innecesarios, evitara impresión de documentos, reducción de insumos y tiempo en las búsquedas de documentos, estos instrumentos archivísticos impactan positivamente sobre la eficiencia de los procesos administrativos.
- Gestión del conocimiento
Disminución del impacto frente a la fuga de información cuando se presenten retiros o cambios de cargos, los instrumentos archivísticos reflejan la estructura de producción documental, especian las agrupaciones documentales en base a sus funciones y tramites, esto da como resultado que cada documento producido sea evidenciado bajo unas actividades y funciones.
