Toda organización enfocada en la mejora continua de sus procesos debe considerar, dentro de sus buenas prácticas, implementar un programa de gestión documental, que le proporcione herramientas de apoyo para optimizar el manejo y resguardo de la información de valor que se genera y es acumulada.
Dentro de estas herramientas encontrarás la tabla de valoración documental identificada con las siglas (TVD), en la cual la información que se refleja es la recopilación de cada etapa de la vida institucional de la organización.
¿Cómo funcionan las TVD en el proceso archivístico?
Sirven de soporte para recuperar la memoria institucional de una empresa, ya que, como elemento archivístico, su eficacia es garantizar el análisis y categorización del fondo de acumulación documental.
La recopilación de esta información permite identificar cómo se originó la documentación en cada periodo de la vida institucional, y exponer los cambios en la producción documental de forma clara y sencilla, a través de un listado de series documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en el archivo central y su disposición al momento de finalizar su ciclo de vida útil.
En un mundo corporativo, donde la premisa es el intercambio y resguardo de la información, poseer y aplicar este tipo de instrumentos garantiza la revisión objetiva de los documentos con el fin de analizar, clasificar, ubicar y determinar la disposición final en el proceso archivístico.
Consideraciones a tomar para la elaboración de las tablas
Los fondos acumulados se analizan bajo las siguientes perspectivas:
- Trascendencia como testimonio de la entidad.
- Trascendencia de la actuación de la administración.
- Trascendencia de la sociedad en su conjunto para cada dependencia.
De esta manera, se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer las prioridades de almacenamiento y resguardo de la información durante las fases del archivo o ciclo útil.
Una propuesta de TVD debe estar presentada en el formato regulado por el Archivo General de la Nación, mediante el acuerdo N.º 002 de 2004. Se elaborarán y presentarán por cada uno de los fondos acumulados que custodia la entidad, pueden ser: la información documentada acumulada por ella misma, la de entidades que la precedieron en el cumplimiento de funciones, la de entidades fusionadas o liquidadas y, en general, todos los documentos que se encuentren en sus depósitos y que no han sido auditados.
Las ventajas de implementar una TVD
- Identificación de los documentos de acuerdo a su valor objetivo.
- Las TVD dan paso al análisis preciso y detallado del fondo acumulado, facilitando la toma de decisiones al momento de evaluar la importancia de cada documento. Es decir, se logra un proceso planificado para determinar el destino y tiempo de permanencia de la información.
- Permite controlar en el área de archivos la disposición y magnitud del acopio documental, estableciendo parámetros de relevancia para mantener en sitio o eliminar ciertos documentos.
- Gestionar centros de información físicos y virtuales.
- Conocimiento de la estructura organizacional y su nivel de producción documental.
- Sirve de guía para la organización, clasificación y expurgo de los documentos.
- Acceso rápido de la información.
- Su correcto uso contribuye con la protección del patrimonio y la continuidad del negocio.
Las organizaciones requieren de un soporte funcional que les permita desarrollar adecuadamente su sistema administrativo, ya que, sin la trazabilidad de la información documentada, los organismos no podrían ser administrados de manera eficaz. De allí la importancia que implica elaborar las tablas y reconstruir la historia de cómo funcionaba la entidad que produjo el fondo acumulado a intervenir. Esperemos que esta información te haya resultado útil.
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