¿Sabes a diario cuántos documentos genera tu empresa? Toda esa información producida y recibida representa una parte importante para los procesos que se adelantan en tu organización, por lo que protegerlos y gestionarlos adecuadamente por medio del almacenamiento de archivos, representa una tarea importante. Si quieres saber más sobre el almacenamiento, te invitamos a seguir leyendo.
El almacenamiento de archivos es una parte fundamental de la gestión documental, ya que se basa en todo un protocolo de protección, cuidado y custodia que permite que los documentos de diversos formatos y características, sean salvaguardados de manera óptima con el fin de garantizar el acceso de quien lo requiera a lo largo del tiempo.
Por lo anterior, el almacenamiento se posiciona como la estrategia más necesaria de implementación en las empresas ya que:
- Garantiza el acceso a la información.
- Conserva la información en óptimas condiciones para su consulta.
- Mantiene un orden lógico y práctico.
- Ahorra tiempo de búsqueda.
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Ahora bien, veamos algunas razones de fondo que te ayudarán a entender la importancia del almacenamiento de archivo:
1. Información clara, documentos al instante
Sin documentos o archivos no existiría pasado ni futuro de tu organización y vivirías sin tener conocimiento alguno de lo que se ha hecho o se hará a largo plazo. Sin embargo, todos deseamos conocer la historia e información de nuestra empresa para estar al tanto de lo que ha sucedido con ella a nivel administrativo, financiero o fiscal. De igual modo, la información y su cuidado es de vital importancia en caso de auditorías, revisiones fiscales o compromisos con proveedores.
Recuerda, tener un archivo bien administrado en temas de almacenamiento, contribuye a obtener un conocimiento claro de la información que se produce en tu empresa.
2. Protocolos estratégicos de gestión documental
Cuando lo que está en juego es la documentación de tu empresa, recuerda que la gestión documental es tu mejor aliada para implementar una correcta gestión de almacenamiento, pues con ello le estás abriendo las puertas a una serie de protocolos cuya aplicación garantiza no solo el cuidado, sino que también, un orden lógico, sencillo, homogéneo y planificado a toda tu documentación.
Recuerda que dichas estrategias van de la mano del uso de instrumentos archivísticos, como lo puedes ver en nuestros artículos anteriores.
3. Archivos seguros, eficientes y prácticos
Hay una realidad a la que no podemos escapar, y es que a medida que pasa el tiempo, irá creciendo la cantidad de documentos en una empresa. Cuando logras entender este punto, es cuando realmente inicias planteamientos de metas y propósitos para evitar que todo salga de control.
Por lo anterior, cuando implementas estrategias de almacenamiento estás llevando a tus archivos al siguiente nivel, pues:
- Construyes: La gestión documental anima a almacenar datos de las diversas áreas de tu empresa en un orden específico o por bloques que permiten de manera ordenada consultar la información.
- Conservas: Al ser correctamente archivados los documentos, los estás protegiendo de factores ambientales, de errores de manejo humano y de cualquier riesgo que pueda dañarlos.
- Proteges: Los archivos físicos no son los únicos que estarán seguros, en el caso del archivo digital, tienes garantías de seguridad, ubicación, edición eficiente y acceso regulado.
En muchas ocasiones, para cumplir con lo mencionado se requiere de la ayuda de un experto o de un personal capacitado, pero sobre todo es cuestión de organización grupal y de definir en tu empresa la relevancia estratégica del manejo que le das a tu información.
No olvides que los archivos que conserve tu empresa son importantes, pues estos contribuyen al desarrollo de la responsabilidad interna, lo cual la llevará a seguir creciendo paulatinamente.
